Iemand annuleert de pilates van 18.30 om 16.15. Er staan negen mensen op de wachtlijst. De receptioniste geeft les tot 17u. Tegen dat iemand kijkt is het 17.20 en hebben de eerste drie op de lijst andere plannen.
Het boekingssysteem weet van de annulatie op de seconde dat ze gebeurt. Je ledensoftware, en de meeste andere, vuurt een webhook af of stuurt op zijn minst een mail. Het systeem vangt dat op en stuurt de eerste persoon op de wachtlijst een WhatsApp. 'Er is een plaats vrij in 18.30 Reformer vanavond. Antwoord JA binnen 15 minuten om ze te nemen.' Antwoorden ze, dan wordt de boeking op hun naam gezet en wordt de volgende nooit gestoord. Verstrijken de 15 minuten zonder antwoord, dan gaat het aanbod naar nummer twee.
Twee details tellen. De volgorde is de echte volgorde van de wachtlijst, dus wie eerst inschreef krijgt eerst de kans en niemand kan erover discussiëren. En de termijn krimpt naarmate de les dichter komt: 15 minuten om 16u, 5 minuten om 18u, en na 18.15 stopt het systeem en laat het de plaats open. Niemand wil een berichtje over een les die binnen tien minuten begint.
Elk aanbod en elk antwoord wordt gelogd in een sheet, zodat wanneer een lid zegt dat ze nooit een plaats aangeboden kreeg, de uitbaatster kan zien dat ze dat wel kreeg, om 16.16, en niet antwoordde.
Dit soort dingen bouwen wij. Het draait in jouw eigen boekingssysteem en jouw eigen WhatsApp-nummer. Negen mensen op de lijst en één plaats: hoeveel van hen had jij met de hand gesms't?