Outlook heeft regels. Iedereen maakt er vier en stopt dan, omdat een regel alleen de onderwerpregel en de afzender kan lezen. Hij kan niet zien dat een mail van een Gmail-adres zonder referentienummer over de aankoop in de Molenstraat gaat omdat het adres in de tekst staat.
Dus leest de sortering de tekst. Elke inkomende mail wordt aan een dossier gekoppeld via het referentienummer, de namen van de partijen of het adres van het pand. Hij krijgt het dossiernummer als label en landt in de map van het dossier, met een kopie in je dossiersoftware als je die gebruikt.
Dan wordt hij gelezen op urgentie. Een zittingsdatum, een conclusietermijn, alles met een termijn erin wordt gemarkeerd met de datum eruit gehaald. Alles van de advocaat van de tegenpartij wordt gemarkeerd als tegenpartij. Nieuwsbrieven en reclame voor permanente vorming worden geklasseerd zonder je inbox te raken.
Om 07:30 komt een korte mail. Vijf tot tien regels. De dossiers die vandaag een beslissing van jou vragen, de termijnen in de komende zeven dagen, en de mails van de tegenpartij die je nog niet beantwoord hebt. De rest zit in de mappen als je ze wil.
Dit is het soort dingen dat we bouwen. Het draait in je eigen accounts. Hoeveel mails heb je gisteren geopend waar niets van jou in nodig was?