Vierhonderd euro. Dat was de som van het extra dubbele stopcontact en de verplaatste radiator bij een keukenrenovatie, en niets daarvan stond op de factuur, omdat niets daarvan was opgeschreven.
Meerwerk is waar de marge verdwijnt op kleine klussen. De klant staat in de deuropening, vraagt of je dat even kan verplaatsen nu je er toch bent, jij zegt ja omdat je een redelijk mens bent, en drie weken later discussieer je over een bedrag dat niemand heeft afgesproken.
Het antwoord is een spraakbericht. Je stapt naar buiten, drukt op opnemen en zegt wat er gevraagd is. Klant wil het stopcontact links van de kookplaat, ongeveer een meter kabel, een half uur, plus bijwerken. Dertig seconden.
Het systeem maakt daar een meerwerk van. Het is genummerd, het heeft de datum en de naam van de klus erop, en het is geprijsd op je tarievenlijst. Het gaat naar de klant als een kort bericht met een knop om goed te keuren, voor het werk begint. Tikken ze op goedkeuren, dan hangt het meerwerk aan de klus en pikt de eindfactuur het op. Doen ze dat niet, dan blijft het stopcontact waar het is en heb jij een bewijs dat je het gevraagd hebt.
De meeste klanten keuren binnen het uur goed. Ze stonden er tenslotte zelf om te vragen. Wie twijfelt bij een prijs is de klant die het later toch had aangevochten, en nu gebeurt dat gesprek op dag één in plaats van bij de factuur.
Het logboek doet ook iets stillers. Op het einde van de klus zie je dat de offerte 8.200 was, het meerwerk 1.140, en dat alle elf goedgekeurd zijn. Dat is een ander gesprek bij de eindafrekening.
We bouwen het op WhatsApp of sms, wat jouw klanten al beantwoorden, met de tarieven in je eigen spreadsheet. Het spraakbericht is de enige nieuwe gewoonte.