Wie het kerstfeest van de firma organiseert, doet dat tijdens de middagpauze. Ze hebben vijf zaken gemaild. De eerste die terugkomt met een duidelijk antwoord over datums en een prijs per persoon krijgt waarschijnlijk de boeking, en het is 12.40 op een woensdag en jij staat te dresseren.
Aanvragen komen via het formulier op de site, via Instagram, per mail, en soms via de reservatiewidget met 'privéfeest?' in de opmerkingen. Ze zijn zelden volledig. 'Hallo, doen jullie feestjes?' is een vaak voorkomende opener. Geen datum, geen aantal, geen idee van budget.
Het systeem antwoordt binnen een paar minuten, vanaf jouw adres, en vraagt wat jij nodig hebt om te kunnen antwoorden: welke datum of datums, ongeveer hoeveel mensen, zittend diner, staand met hapjes of alleen drank, en of er een budget per persoon in gedachten is. Eén bericht, korte zinnen, geen formulier om in te vullen. De meeste mensen antwoorden binnen het uur omdat ze nog aan hun bureau zitten en eraan denken.
Zijn de antwoorden binnen, dan checkt het de agenda. Is de zaterdag die ze willen al een zestigste verjaardag, dan zegt het dat en biedt het de twee dichtste vrije datums aan. Is de datum vrij, dan zet het 48 uur een optie in Google Agenda zodat twee aanvragen niet op dezelfde avond landen.
Het voorstel wordt opgesteld uit de drie of vier formules die je al hebt, het vaste menu, de hapjesformule, de drankformules, zaalhuur, de minimumbesteding op zaterdag, allemaal in een document waar het systeem uit leest. Het kiest wat past bij het aantal en de vorm, schrijft een korte begeleidende nota met de datum en wanneer de optie vervalt, en zet het geheel in je concepten. Jij leest het, verandert een regel en drukt op verzenden, of je beslist dat deze een telefoontje verdient en belt hen op. Niets met een prijs erop gaat naar de klant voor jij het gezien hebt. Dat was het eerste waar elke zaaluitbater naar vroeg, dus dat is de regel.
Een week na het voorstel zonder antwoord staat er een korte opvolging voor je klaar. Na het feest vertrekken een bedankje en een reviewverzoek, en het voorschot en de eindfactuur worden aangemaakt in Exact Online of via Mollie en opgevolgd als ze te laat zijn. Elke aanvraag komt in één sheet met wat er gevraagd werd, wat er geoffreerd werd en of het geboekt is. In januari zie je hoeveel kerstaanvragen je had, hoeveel je er offreerde en hoeveel er doorgingen. Vorig jaar, hoeveel verloor je er omdat het antwoord pas maandag vertrok?
Dit soort dingen bouwen wij. Het werkt vanuit jouw inbox, jouw agenda en jouw eigen prijslijst.