De stabiliteitsingenieur zei vrijdag. Het is de woensdag erna. De klant vraagt wanneer de aanbesteding vertrekt, en het eerlijke antwoord is dat het afhangt van een balkenstaat waar je al twee keer om vroeg.
Elk project heeft zo'n lijst. Het rioleringsplan van het studiebureau technieken. Het U-waardeattest van de raamleverancier. Het uitzettingsplan van de keukenbouwer. De keuze van hang- en sluitwerk van de klant zelf, die sinds de zomer open staat. Niemand schrijft de lijst op, dus zit ze in je hoofd en komt ze om 11 uur 's avonds naar boven.
Het systeem houdt de lijst bij. Als je een vraag per mail verstuurt, zet je één adres in cc of één woord in het onderwerp, en de vraag wordt gelogd: wat, van wie, beloofd voor wanneer, voor welk project. Staat er geen beloofde datum, dan rekent het op tien werkdagen.
De dag na de datum vertrekt een korte herinnering vanuit je eigen Gmail of Outlook, in jouw naam en jouw gewone toon. 'Dag Tom, even checken voor de balkenstaat van de Lange Leemstraat, we houden de aanbesteding ervoor tegen. Kan je me een datum geven?' Is er na vier werkdagen nog niets, dan nog één, iets steviger, en het punt wordt bij jou gemeld zodat je kan bellen. Komt het bestand binnen, dan ziet het systeem dat en sluit het punt af.
Elke maandagochtend krijg je één lijst: alles waar je op wacht, per project, hoeveel te laat, hoeveel herinneringen verstuurd. Meestal is ze korter dan je vreesde.
Dit is het soort ding dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts. Waar wacht jij nu op dat sinds vorige week niemand heeft opgevolgd?