In veel bureaus staat een spreadsheet die Uren_okt.xlsx heet. Een versie ervan. Medewerkers sturen hun uren in, of de check-in-app exporteert ze, en iemand kopieert ze in de sheet, legt ze naast wat de klant beloofd is, en typt de totalen dan in Exact Online voor de factuur en in het loonbestand voor de boekhouder. Drie plaatsen, dezelfde cijfers, met de hand getypt. Meestal op de laatste vrijdag van de maand, en te laat.
De fouten zijn voorspelbaar. Een nachtshift loopt over middernacht en wordt op de verkeerde dag geteld. Iemand werkte 7,5 uur en in de sheet staat 75. Een klant sprak 20 uur per week af en kreeg er 23, en niemand merkte het tot de klant het merkte. Het loon gaat uit met één persoon te kort, en die belt op maandag.
De automatische versie neemt de urenstaten van waar ze landen. Een mail met een foto van een papieren blad, of een CSV uit de check-in-app. Ze leest elke regel in één tabel: persoon, klant, datum, start, einde, pauze. Ze zet de planning die de klant afsprak ernaast. Waar het klopt, gaan de uren rechtdoor. Waar het niet klopt, krijgt de rij een vlag met de reden: boven de afgesproken uren, geen check-in voor een gepland bezoek, een gat tussen check-out en check-in dat op een gemiste pauze lijkt.
Iemand kijkt naar de gevlagde rijen. Meestal acht of tien per maand op enkele honderden. Die worden rechtgezet of goedgekeurd. Dan gebeuren twee dingen zonder te typen. Per klant verschijnt een conceptfactuur in Exact Online of Yuki met de uren als lijnen. En het loonbestand voor de boekhouder wordt geschreven in het formaat dat zij vroegen, één rij per persoon, klaar om te versturen.
De laatste vrijdag van de maand wordt een uur naar uitzonderingen kijken. Dit is het soort dingen dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts. Wat heeft je laatste looncorrectie gekost in tijd?