Van de kant van de klant ziet het er zo uit. Maandag, een mail met de vraag waarvoor die 84,00 aan een bedrijf in Gent was. Dinsdag, nog twee. Donderdag, een WhatsApp over een geldafhaling. Vrijdag, nog een mail, met excuses voor het aantal mails. Twaalf vragen in een week, op vijf plaatsen, elk met een antwoord dat ze op een parking zullen typen.
De meeste klanten antwoorden op niets tot de zesde mail, en dan alleen op de zesde.
De vragen stapelen zich toch op. Elke keer dat een banklijn geen bonnetje heeft, een begunstigde nieuw is, of een bedrag niet klopt, wordt ze gemarkeerd voor de klant. Dat gebeurt nu al in je hoofd en in een notitiebestand. Het systeem houdt de lijst bij.
Op vrijdag om 10:00 vertrekt één mail per klant. Een genummerde lijst. Datum, bedrag, begunstigde, en de ene vraag. Antwoord met het nummer en het antwoord, of klik op de lijn en typ. Hang er een bonnetje aan als er een is.
De antwoorden komen terug in dezelfde thread. Antwoord 3 wordt bij lijn 3 gezet. Het bonnetje bij antwoord 7 wordt op lijn 7 geboekt. Wat ze oversloegen schuift door naar de lijst van volgende vrijdag, bovenaan, met een regel dat het de tweede keer is.
De klant krijgt één mail in plaats van twaalf. Jij krijgt de antwoorden in het grootboek in plaats van in je inbox.
Dit is het soort dingen dat we bouwen. Het draait vanuit je eigen Gmail of Outlook en je eigen boekhoudpakket. Hoeveel vragen heb jij dinsdag verstuurd?