SMALLAND v2.1

↳ admin · dienst

Inbox & e-mail automatisering, gebouwd zoals kleine bedrijven echt werken.

Stop met je ochtenden in je inbox te verliezen. Wij bouwen de systemen die sorteren, opstellen, antwoorden en doorsturen, zodat routinemails van klanten zichzelf afhandelen.

Plan je gratis gesprek van 15 min Bekijk de tarieven →

Overzicht

Waarom dit automatiseren?

Heb je een kleine zaak, dan is een paar uur per dag in je inbox normaal: dezelfde vragen keer op keer, facturen van leveranciers sorteren, aanvragen doorsturen naar de juiste collega, en ergens die mail met die ene offerte erin. Wij bouwen inboxsystemen die het grootste deel daarvan van je overnemen, zonder dat je klanten iets merken. Antwoorden opgesteld in jouw toon, sortering die leert van wat jij doet, klaargezette concepten voor mails die een mens nodig hebben, en koppelingen met je CRM, boekhouding en agenda zodat niets dagenlang in je inbox blijft liggen. Het werkt naast de inbox die je nu al gebruikt (Gmail, Outlook, Apple Mail, Office 365). Niets te verhuizen, niets nieuws te leren.

Wat we bouwen

Vier onderdelen die samenwerken.

Elk onderdeel is op zich al nuttig. Samen halen ze een hele categorie werk uit je week.

build
01 / onderdeel

Slimme inbox-sortering

AI sorteert inkomende mails in prioriteiten (warme lead, leveranciersfactuur, intern, standaardvraag, spam) en stuurt ze binnen enkele seconden naar de juiste persoon. Jij ziet alleen wat jou echt nodig heeft.

build
02 / onderdeel

Antwoorden opgesteld door AI

Voor routinevragen stellen we het antwoord op in jouw stem, op basis van eerdere mails, je FAQ en wat je ons over je zaak vertelde. Het staat klaar als concept, verzenden is één klik.

build
03 / onderdeel

WhatsApp & Instagram antwoordbot

Berichten van klanten krijgen dezelfde logica als e-mail: beantwoord, gekwalificeerd of doorgestuurd naar jou. Onmisbaar als een flink deel van je klanten via sociale media binnenkomt.

build
04 / onderdeel

Agenda-boekingsflow

Boekingsaanvragen worden automatisch bevestigd op basis van je echte beschikbaarheid, zonder heen-en-weer gemail. Werkt met Calendly, Cal.com of rechtstreeks met je Google- of Outlook-agenda.

In de praktijk

Hoe het eruit kan zien in jouw zaak.

Een voorbeeld ↘

Stel, je runt een schrijnwerkerij met vier man in de Kempen en de eerste twee uur van elke dag gaan op aan offerteaanvragen, klantenvragen, leveranciersfacturen en planning. Wij bouwen een systeem dat de veelgestelde vragen zelf beantwoordt ('maken jullie gratis offertes?', 'komen jullie ook in Turnhout?') met de woorden van je eigen website, dat uit elk aanvraagformulier een persoonlijk offerte-antwoord opstelt, en je alleen een seintje geeft als er echt een antwoord van jou nodig is. Leveranciersfacturen die per mail binnenkomen gaan meteen als concept naar Exact Online of Yuki. Je begint je dag in het atelier, niet in je inbox.

Tools waarmee we koppelen

Werkt met de tools die je al gebruikt.

Staat de jouwe er niet bij? Vraag het ons. Bijna zeker kunnen we ermee werken.

Gmail Outlook Office 365 Apple Mail WhatsApp Business Instagram DM Teamleader Pipedrive HubSpot Calendly Cal.com Exact Online Yuki

Veelgestelde vragen

Over inbox & admin automatisering.

Merken klanten dat ze een antwoord krijgen dat door AI is opgesteld?
Nee, en dat is net de bedoeling. De concepten zijn geschreven in jouw stem, met jouw toon, jouw woorden en jouw kennis van de zaak. We stemmen ze af op je echte eerdere mails. Voor gevoeligere berichten (klachten, escalaties, nieuwe leads) geeft het systeem altijd door aan een mens.
Kan het meerdere inboxen en meerdere medewerkers aan?
Ja. De meeste opstellingen dekken een info@-adres plus 2 tot 3 persoonlijke inboxen. Het systeem sorteert op afzender, onderwerp, trefwoorden of je eigen regels, en leert van hoe jij mails doorschuift.
En mails die echt een antwoord van een mens nodig hebben?
Dat zijn precies de mails die je wél wilt zien. Het systeem neemt de routine over, zodat jij je volle aandacht kunt geven aan de paar mails die er echt toe doen. Alles wat nieuw, onduidelijk of belangrijk is, komt bij jou terecht, met de context erbij.
Is dit gewoon een automatisch antwoord?
Nee. Een automatisch antwoord stuurt hetzelfde standaardbericht naar iedereen. Wij bouwen systemen die het binnenkomende bericht echt lezen, de nodige informatie ophalen (de geschiedenis van de klant, je agenda, je productcatalogus) en gepast antwoorden. Het verschil tussen een snoepautomaat en een receptioniste.
Hoe lang duurt de opzet?
Meestal 5 tot 10 werkdagen van kick-off tot live. In week één brengen we je huidige inboxpatronen in kaart en trainen we het systeem op je bestaande mails. In week twee koppelen we je tools, testen we de uitzonderingen en zetten we het stap voor stap aan, zodat je er vertrouwen in kunt opbouwen.
Klaar als jij het bent ↘

Begin klein. Begin met een gesprek.

Vertel ons wat je afremt. Wij zeggen in gewone taal of en hoe we het kunnen automatiseren. Gratis, 15 minuten.

  • Gratis gesprek van 15 min
  • Audit van €300 als optie
  • Vaste offertes
  • Geen lange contracten
€300
audit · vast · eenmalig
Boek de audit → — of — Plan een gratis gesprek van 15 min →