↳ automatisering voor kmo's
Jij hoort je niet
bezig te houden met
je inbox
Van je offertes tot je facturen, van gemiste oproepen tot leveranciersfacturen, van de planning tot de cijfers van de week, en elke rare kleine workflow daartussen.
Doet een mens het meer dan één keer, dan bouwen wij het systeem dat het overneemt. Alles wat je kan bedenken.
Voor wie
Kies je sector. Dit zouden we bouwen.
Een advocaat, een architect en een loodgieter hebben een heel andere dag en hetzelfde probleem: offertes, opvolgen, klasseren en overtypen waar niemand hen voor betaalt. Twaalf sectoren, telkens acht uitgewerkte voorbeelden, en de vakken die eronder vallen. Jouw vak staat er niet bij? Zelfde aanpak, andere woorden.
Je staat op de werf als de telefoon gaat. De klus die betaalt is die voor je neus. De offerte die je nooit verstuurde, het meerwerk dat niemand prijsde en de factuur die te laat vertrok: daar gaat de marge.
Ook voor: aannemers, loodgieters, elektriciens, HVAC-installateurs, schrijnwerkers, dakwerkers, schilders, tuinaannemers, keukenbouwers, installateurs van zonnepanelen
Gemiste oproep binnen de minuut beantwoord
Kan je niet opnemen, dan krijgt de beller een sms: op een werf, beschrijf het probleem en stuur hier een foto. De details en foto's komen in één bericht bij jou, en dringende gevallen worden gemarkeerd.
Offerte uit een paar foto's
Je stuurt foto's en een spraakmemo. Een offerte wordt opgesteld met jouw tarieven voor materiaal en uren, in jouw formaat. Jij checkt de cijfers en verstuurt vanuit de camionette.
Klus ingepland, klant herinnerd
Aanvaarde offertes gaan rechtstreeks in je agenda met adres en notities. De klant krijgt een bevestiging en een herinnering de dag ervoor, en jij krijgt de route van de dag.
Meerwerken gelogd en geprijsd
De bouwheer vraagt op de werf een wijziging en jij spreekt een memo in. Het meerwerk wordt gelogd, geprijsd vanuit je tarieven en ter goedkeuring verstuurd vóór het werk gebeurt.
Factuur zodra de klus klaar is
Zet de klus op klaar op je gsm. De factuur vertrekt met een betaallink, en beleefde herinneringen volgen na 7, 14 en 30 dagen.
Onderhouds- en keuringsherinneringen
Ketelonderhoud, verbrandingsattesten en elektrische keuringen vervallen automatisch op tijd: de klant krijgt een herinnering en een boekingslink, en je agenda vult zich in de stille maanden.
Papierwerk van onderaannemers opgevolgd
Verzekeringsattesten, facturen en prestatiestaten van onderaannemers worden opgevolgd en nagejaagd, en gemarkeerd als ze ontbreken vóór een betaling.
Nacalculatie zonder spreadsheet-avonden
Leveranciersfacturen en prestatiestaten worden aan de werf gekoppeld. Je ziet kost tegenover raming per project, bijgewerkt zodra facturen binnenkomen.
De week van een klein kantoor is intake, brieven, documenten najagen en factureren, en de advocaat doet het meeste zelf. Dit zijn de stukken die we van je bureau halen.
Ook voor: advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, bemiddelaars, octrooi- en merkenbureaus, juridisch adviseurs
Van nieuwe aanvraag tot geopend dossier
Een prospect vult je webformulier in of mailt. Het systeem stuurt je intakevragen, vat de antwoorden samen op één pagina, doet een conflictcheck tegen je cliëntenlijst en maakt het dossier aan in je dossiersysteem of je mappen. Jij leest de nota en beslist of je het aanneemt.
Opdrachtbrief in minuten
Zeg je ja, dan worden de opdrachtbrief, de scope en de ereloonraming opgesteld vanuit jouw sjablonen met de gegevens van de cliënt ingevuld, en verstuurd voor e-handtekening. Het ondertekende exemplaar klasseert zichzelf.
Identiteit en adresbewijs gecontroleerd
Cliënten laden hun documenten op via een link. Elk stuk wordt gelezen, afgetoetst aan je antiwitwas-checklist, en een lijst van wat ontbreekt of vervallen is gaat automatisch terug naar de cliënt. Jij ziet een groen vinkje of een korte lijst.
Documenten najagen zonder jou
Elk openstaand stuk per dossier wordt opgevolgd. Herinneringen vertrekken op dag 3, 7 en 14 in jouw toon en stoppen zodra het stuk binnen is. Niemand op kantoor schrijft nog rappelmails.
Inbox gesorteerd per dossier en urgentie
Inkomende mail wordt aan het juiste dossier gekoppeld, termijnen en alles van de tegenpartij worden gemarkeerd, en nieuwsbrieven bereiken je nooit. Elke ochtend krijg je een korte lijst van wat echt een beslissing vraagt.
Bundels en mailketens samengevat
Zet een bundel van 200 pagina's of een lange mailketen in een map en je krijgt een gedateerde chronologie met paginaverwijzingen. De belangrijke pagina's lees je nog zelf, de rest niet.
Cliënt op de hoogte bij elke stap
Gaat een dossier naar een volgende fase, dan krijgt de cliënt een korte update die hij meteen snapt, opgesteld in jouw stem. Jij keurt goed met één klik. Minder 'is er al nieuws?'-telefoontjes.
Tijd- en factuurherinneringen
Niet-geregistreerde tijd wordt op het einde van de dag gesignaleerd vanuit je agenda en mail, het onderhanden werk per dossier komt vrijdag in je inbox, en ontwerpfacturen staan klaar op je factuurdatum.
Elke klant heeft zijn eigen manier om je een schoendoos te bezorgen. Het overtypen en het najagen zijn de uren die je niet deftig kan factureren.
Ook voor: boekhouders, accountants, sociale secretariaten, verzekeringsmakelaars, kredietmakelaars, financieel planners
Eén adres voor alle papieren van klanten
Klanten sturen of fotograferen facturen en bonnetjes naar één adres. Elk document wordt gelezen, aan de juiste klant gekoppeld en als ontwerp in Exact Online, Yuki, Billit of Octopus gezet, zodat jij in batches goedkeurt.
Documenten opvragen bij maandafsluiting
Een lijst van wat elke klant je nog moet bezorgen (bankuittreksels, ontbrekende facturen, loongegevens) wordt automatisch opgebouwd en in jouw toon opgevraagd volgens het schema dat jij kiest.
Voorstellen bij het afpunten
Niet-gematchte banklijnen worden gekoppeld aan facturen en bonnetjes met een voorgestelde rekening, zodat afpunten goedkeuren wordt in plaats van zoeken.
Deadlines over alle klanten heen
Btw-aangiftes, jaarafsluiting, neerlegging van de jaarrekening en loondata per klant in één overzicht, met herinneringen naar de klant en naar jou.
Onboardingpakket voor nieuwe klanten
Nieuwe klant: opdrachtbrief, antiwitwas-controle, volmachten en de welkomstmail, allemaal opgesteld en verstuurd vanuit jouw sjablonen.
Maandelijkse rapporten
De tussentijdse cijfers per klant worden in jouw formaat gemaakt en volgens jouw schema verstuurd, met een korte nota over wat veranderde.
Vragenlijsten die zichzelf schrijven
Verrichtingen waarvoor je een antwoord van de klant nodig hebt worden verzameld in één vragenlijst per klant, één keer per week verstuurd in plaats van twaalf mails.
Ereloonvoorstellen vanuit je prijsregels
Beantwoord een paar vragen over de grootte en de diensten van een prospect en een ereloonvoorstel wordt opgesteld vanuit jouw prijsregels.
Tekenen is het werk. De ereloonvoorstellen, werfvragen, revisies en updates aan de bouwheer zijn wat de avonden opeet.
Ook voor: architecten, interieurarchitecten, stabiliteitsingenieurs, landmeters, EPC-deskundigen, studiebureaus, tuinarchitecten
Ereloonvoorstel vanuit jouw sjabloon
Je beantwoordt zes vragen over het project: type, grootte, fasen, terrein. Het voorstel en het contract worden opgesteld vanuit je eigen sjabloon met de fasen en je tarieven ingevuld. Jij past aan en verstuurt.
Werfvragen gelogd met een voorstel van antwoord
Vragen van de aannemer komen per mail, WhatsApp of foto. Elke vraag wordt gelogd bij het project met een nummer en een datum, een antwoord wordt voorbereid uit je plannen en eerdere antwoorden, en de open vragen staan elke ochtend opgelijst.
Vergunnings- en aanbestedingsdocumenten gelezen
Aanbestedingsbundels, vergunningsvoorwaarden en verslagen van studiebureaus worden gelezen op datums, verplichtingen en hoeveelheden en in één overzicht gezet. De deadlines gaan in je agenda.
Werffoto's geklasseerd per project en datum
Foto's vanaf de gsm worden hernoemd, in de juiste projectmap en fase gezet, en een wekelijkse selectie wordt klaargezet voor het verslag aan de bouwheer.
Wekelijks voortgangsverslag
Elke vrijdag worden de werfnota's, foto's, beslissingen en volgende stappen van de week samengesteld tot een kort verslag in jouw formaat, klaar om na te kijken en te versturen.
Register van planuitgiftes
Elke planuitgifte wordt gelogd met revisie, datum en ontvangers, en de uitgiftelijst vertrekt automatisch. Niemand discussieert nog over welke revisie hij kreeg.
Studiebureaus en leveranciers opgevolgd
Informatie waarop je wacht van de stabiliteitsingenieur, het technieken-bureau of een leverancier wordt opgevolgd en beleefd nagejaagd tot ze er is.
Uren tegenover ereloon, per fase
Tijd uit je timesheets wordt afgezet tegen het ereloon per fase, en je hoort het op het moment dat een fase over haar budget gaat, niet bij de facturatie.
Het onthaal is een voltijdse job. Als jij het tussen twee patiënten door doet, lijdt de behandelkamer eronder.
Ook voor: huisartsen, tandartsen, kinesisten, osteopaten, chiropractors, psychologen, diëtisten, dierenartsen, opticiens, logopedisten, podologen
Afspraken bevestigd, minder no-shows
Aanvragen via je website, voicemail of WhatsApp worden beantwoord met vrije momenten, ingeboekt in je agendasysteem en herinnerd twee dagen en twee uur op voorhand.
Intakeformulieren vóór het eerste bezoek
Nieuwe patiënten krijgen het intake- en toestemmingsformulier via een link. De antwoorden gaan in het dossier en een samenvatting van één alinea wacht op jou vóór de afspraak.
Patiëntenvragen beantwoord, dag en nacht
'Behandelen jullie ischias, werken jullie met mijn mutualiteit, wat kost een controle, waar parkeer ik?' beantwoord op je website en WhatsApp vanuit je eigen antwoorden. Alles wat klinisch is gaat naar jou.
Opvolging na de behandeling
Twee dagen na de eerste sessie: hoe voel je je, met een link om opnieuw te boeken. Zes weken na de laatste: een check-in. Afgehaakte patiënten krijgen een persoonlijk berichtje dat voor jou klaarstaat.
Herinneringen die de agenda vullen
Halfjaarlijkse controles, jaarlijkse opvolging en herinneringen tijdens een behandelreeks vertrekken automatisch met een boekingslink.
Verwijs- en verzekeringsbrieven
Verwijsbrieven, verslagen voor de verzekering en updates aan de huisarts opgesteld uit je notities in jouw formaat, om snel na te lezen en te tekenen.
Reviews na een goed bezoek
Een reviewvraag na de afspraak, zo gestuurd dat ontevreden antwoorden bij jou aankomen vóór ze op Google staan.
Wekelijkse cijfers
No-showpercentage, bezetting per behandelaar, nieuwe tegenover terugkerende patiënten, in een mail op maandag.
Aanvragen om 23u, bezoeken in te plannen, huurdersdossiers na te jagen, eigenaars te informeren. De makelaar die het eerst antwoordt, krijgt de opdracht.
Ook voor: vastgoedmakelaars, verhuurkantoren, syndici, rentmeesters, vakantieverhuur, coworkingruimtes, studentenhuisvesting
Aanvragen van Immoweb binnen de minuut beantwoord
Aanvragen van Immoweb, Zimmo en mail krijgen binnen de minuut een antwoord, de kwalificerende vragen worden gesteld, en bezoeken worden aangeboden vanuit je agenda.
Bezoeken ingepland, bevestigd en teruggekoppeld
Bevestigde bezoeken gaan in de agenda, kandidaat en eigenaar worden bevestigd en herinnerd, feedback wordt achteraf gevraagd en doorgestuurd naar de eigenaar.
Pandbeschrijving uit je foto's
Laad de foto's en een paar feiten op. De beschrijving, de troeven en de social posts worden opgesteld in jouw huisstijl.
Huurdersdossier nagejaagd
Documenten van kandidaten worden via een link verzameld, gelezen en afgetoetst aan je lijst, en wat ontbreekt wordt nagejaagd tot het dossier compleet is.
Vervaldata en verplichtingen opgevolgd
Einddatums van huurcontracten, EPC, keuringen en huurwaarborgen per pand in één overzicht, met opzeggingen en herinneringen op tijd verstuurd.
Herstelvragen worden werkbonnen
De mail 'de ketel is kapot' van een huurder wordt een werkbon. De juiste vakman wordt om beschikbaarheid gevraagd, en huurder en eigenaar blijven op de hoogte.
Afrekeningen en updates voor eigenaars
Maandelijkse afrekeningen en een korte nota per pand, automatisch gemaakt en verstuurd.
Achterstallen en leegstand in één overzicht
Wie te laat is, wat leegstaat en hoe lang, elke maandag.
'Waar is mijn bestelling, heb je het in het blauw, kan ik het terugsturen?' Honderden keren per maand. En dan nog de stock, de reviews en de posts.
Ook voor: speciaalzaken, webshops, groothandels, verdelers, fietsenwinkels, tuincentra, apotheken, boekhandels
Een chatbot die je winkel kent
Maten, verzending, retours en 'is het op voorraad?' beantwoord vanuit je eigen productpagina's en voorwaarden, op je site, WhatsApp en Instagram. De status van een bestelling wordt opgezocht in Shopify of WooCommerce.
Stockmeldingen en bestelmails
Zakt een product onder jouw drempel, dan krijg je een melding en staat er een bestelmail naar de leverancier klaar.
Prijslijsten van leveranciers ingelezen
Prijslijsten in PDF of Excel worden een proper importbestand voor je shop, met de prijswijzigingen gemarkeerd.
Reviews verzameld en beantwoord
Reviewvragen na levering, een antwoord klaar voor elke review, de beste omgezet in posts.
Een week aan productposts
Nieuwe stock of een gekozen thema wordt een week aan posts in jouw toon, klaargezet in Buffer of Later voor jouw goedkeuring.
Retours zonder heen-en-weer
Retouraanvragen worden afgetoetst aan je voorwaarden, labels aangemaakt, terugbetalingen klaargezet voor jouw goedkeuring.
Cijfers op maandagochtend
Omzet, bestsellers, lage stock, advertentiekosten en terugbetalingen in een mail van vijf regels om 7u.
Verlaten winkelmandjes en win-back-mails
Persoonlijke mails op het juiste moment naar wie bijna kocht of al een tijd niet meer kocht, geschreven in jouw stem.
Volzet op vrijdag, en om middernacht zit je nog Instagram-DM's te beantwoorden over de reservatie van zaterdag.
Ook voor: restaurants, cafés, bars, traiteurs, feestzalen, B&B's, hotels, foodtrucks, eventbureaus
Reservaties en DM's beantwoord
Tafelaanvragen via Instagram, Facebook, WhatsApp en je site worden beantwoord met beschikbaarheid, ingeboekt in je systeem en bevestigd. Groepsgrootte en allergenen worden op voorhand gevraagd.
Minder no-shows
Een herinnering de dag ervoor met bevestiging in één tik, en een opvolging na een no-show met een reden om terug te komen.
Van menu naar posts
Fotografeer het menu of de suggesties van de week. Posts en een story worden opgesteld en klaargezet voor jouw oké.
Reviews beantwoord in jouw stem
Google- en TripAdvisor-reviews dagelijks verzameld, antwoorden klaar, de slechte eerst naar jou.
Leveranciersfacturen in de boekhouding
Facturen van de groothandel en de brouwer worden uit de mail gehaald en als ontwerp in je boekhouding gezet, met prijsstijgingen gemarkeerd.
Planning en personeelsberichten
Open shifts worden per sms aangeboden aan wie ze kan doen, en de planning vertrekt elke week.
Aanvragen voor feesten en privé-events
Aanvraag, dan vragen over datum, aantal en budget, dan een voorstel vanuit jouw formules dat jij alleen nog verstuurt.
Wekelijkse cijfers
Couverts, gemiddelde besteding, reviews en reservaties in één mail op maandag.
Lessen, knipbeurten en abonnementen verkopen zichzelf. De DM's, de annulaties en het 'is er nog plaats donderdag?' stoppen nooit.
Ook voor: kappers, schoonheidssalons, barbiers, fitnesscentra, yoga- en pilatesstudio's, rijscholen, muziek- en dansscholen, tattooshops, hondentrimmers
Vragen over lessen en afspraken beantwoord
Uren, prijzen, abonnementen, annulaties en 'is er nog plaats?' beantwoord op WhatsApp en Instagram vanuit je lesrooster en boekingssysteem.
Van lesrooster naar posts
Het rooster van volgende week of de acties van deze maand worden posts en een e-mailteaser, klaargezet voor goedkeuring.
Annulaties gevuld vanuit de wachtlijst
Een annulatie zet een aanbod in gang naar de wachtlijst, in volgorde. De plaats vult zich zonder jou.
Afhakers vroeg gespot
Wie minder komt, krijgt een persoonlijke check-in. Wie opzegde, krijgt een win-back-bericht dat jij goedkeurt.
Onboarding van nieuwe leden
Welkomstreeks, intakeformulier, herinnering voor de eerste sessie en een check-in na week twee.
Reviews en doorverwijzingen
Reviewvragen na het derde bezoek, een doorverwijsaanbod voor vaste klanten.
Stockmeldingen voor je producten
Productstock in het salon of de studio opgevolgd, bestellingen klaargezet.
Cijfers op maandag
Aanwezigheid, nieuwe leden, opzeggingen en omzet in één mail.
Wagens op de brug, camionettes op de baan, en het bureau is wie het dichtst bij de telefoon staat. Boekingen, offertes, onderdelen en papierwerk: daar gaat de dag aan op.
Ook voor: garages, carrosseriebedrijven, bandencentrales, koeriers, verhuizers, taxi- en busbedrijven, transporteurs, autohandelaars, jachtwerven
Onderhoud of keuring geboekt via WhatsApp
De klant stuurt de nummerplaat en wat hij nodig heeft. Een moment wordt aangeboden vanuit je agenda, geboekt, bevestigd en de dag ervoor herinnerd, met een vervangwagen genoteerd als hij erom vroeg.
Offerte uit de nummerplaat en een foto
Nummerplaat, kilometerstand en een foto van de schade komen binnen. Een offerte wordt opgesteld uit de prijzen van je onderdelenleverancier en je uurtarief, in jouw formaat, voor jou om na te kijken.
Onderdelen besteld zodra de klus geboekt is
Bij een bevestigde klus wordt de onderdelenlijst afgetoetst aan je stock en staat de bestelmail naar je leverancier klaar, zodat de wagen niet op de brug staat te wachten op een stuk.
Herinneringen voor keuring en onderhoud
Herinneringen vertrekken als de keuring of het onderhoud van een voertuig vervalt, met een boekingslink. Stille weken vullen zichzelf.
Klanten weten waar hun opdracht staat
Koeriers en verhuizers: de klant krijgt een verwachte aankomsttijd, een 'we zijn er binnen twintig minuten' en een foto als leveringsbewijs, zonder dat de chauffeur zijn gsm aanraakt.
Prestaties en routes van chauffeurs
Check-ins worden prestatiestaten, opdrachten worden per regio gegroepeerd tot routes, en elke chauffeur krijgt 's ochtends zijn werkblad van de dag.
Papierwerk van de vloot opgevolgd
Brandstof, onderdelen en facturen van onderaannemers gaan per voertuig of opdracht in je boekhouding. Verzekering, verkeersbelasting en keuringsdata worden per voertuig opgevolgd met herinneringen.
Wekelijkse cijfers
Afgewerkte opdrachten, omzet per brug of per camionette en openstaande facturen, in een mail op maandag.
Je verkoopt de tijd van mensen en je eigen denkwerk. Planningen, prestatiestaten, voorstellen, opvolging en facturatie zijn niet waarvoor iemand je betaalt.
Ook voor: poetsbedrijven, thuiszorg, uitzend- en selectiekantoren, bewakingsfirma's, IT-support, marketingbureaus, consultants, coaches, vertalers, fotografen
Gaten in de planning gevuld per sms
Een gat wordt gespot, beschikbare medewerkers krijgen de shift aangeboden in volgorde van voorkeur, en de planning past zich aan zodra iemand aanvaardt.
Van prestaties naar facturen en lonen
Prestatiestaten of check-ins worden gematcht met de planning van de klant en worden de factuur en het loonbestand, met de uitzonderingen gemarkeerd.
Voorstel vanuit het kennismakingsgesprek
Na het gesprek wordt het transcript een ontwerpvoorstel in jouw formaat: begrip van de vraag, aanpak, scope, prijs.
Opvolging van leads die niet verwatert
Elke lead krijgt de juiste opvolging op het juiste moment, in jouw stem, tot hij ja, nee of later zegt.
Attesten per persoon opgevolgd
Uittreksels strafregister, werkvergunningen, opleidingsattesten en verzekeringen per persoon, met herinneringen vóór ze vervallen.
Van gespreksnotities naar acties
Elk klantgesprek wordt samengevat, acties worden toegewezen en een recapmail staat binnen enkele minuten klaar.
Maandelijkse rapportering per klant
Resultaten en activiteit per klant samengesteld in jouw rapportformaat.
Factureren en opvolgen
Facturen aangemaakt volgens het schema in het contract, herinneringen verstuurd, en jij hoort het als iets te laat is.
Elke bestelling begint met een vraag, een tekening of een foto, en eindigt met een levering en een factuur. Alles daartussen is prijzen, plannen, bestellen en mensen op de hoogte houden.
Ook voor: drukkerijen, schrijnwerkerijen, metaalbewerkers, bakkers, slagers, brouwerijen, bloemisten, reclamemakers, meubelmakers, stoffeerders
Offerte uit een tekening of een foto
Een klant stuurt een schets, een foto of een specificatie. Het systeem stelt de ontbrekende vragen (afmetingen, materiaal, aantal, datum) en een offerte wordt opgesteld uit jouw prijsregels, voor jou om na te kijken.
Bestellingen in de productieplanning
Aanvaarde offertes worden opdrachten met een leverdatum, een materiaallijst en een plaats in de planning. De klant krijgt een bevestiging met de leverdatum.
Materiaal besteld vóór het dringend wordt
Materiaal voor komende opdrachten wordt afgetoetst aan je stock en de levertermijnen van je leveranciers, en de bestelbonnen staan klaar terwijl er nog tijd is.
Klanten op de hoogte gehouden
In productie, klaar om af te halen, onderweg: de klant hoort het zonder dat iemand moet bellen.
Leveranciersfacturen gekoppeld aan opdrachten
Facturen worden gelezen, gekoppeld aan de bestelbon en de opdracht, en in je boekhouding gezet, zodat je de echte marge per opdracht kent.
Herinnering voor terugkerende bestellingen
Klanten die regelmatig bestellen krijgen een herinnering als hun gewone bestelling eraan komt, met herbestellen in één klik.
Drukproeven en goedkeuringen vastgelegd
Drukkerijen en reclamemakers: proeven verstuurd, goedkeuringen geregistreerd, wijzigingen gelogd, en niets gaat naar de pers zonder een ja.
Marge per opdracht, elke week
Uren, materiaal en factuurwaarde per opdracht in één overzicht, met de opdrachten die verlies draaiden gemarkeerd.
Diensten
Wat we voor jou kunnen automatiseren.
Dit zijn de dingen waar kmo-eigenaars ons het vaakst over aanspreken. Het zijn voorbeelden, geen grenzen. Staat jouw probleem er niet bij, dan is dat precies het moment om het gesprek te boeken.
Inbox & Administratie
Stel, je runt een schrijnwerkerij en de eerste twee uur van elke dag gaan naar offerteaanvragen, klantenvragen en leveranciersfacturen. Wij bouwen een systeem dat de courante vragen zelf beantwoordt, offertes opstelt vanuit je aanvraagformulier en je alleen een seintje geeft als er echt een antwoord van jou nodig is. Je ochtenden gaan terug naar het atelier.
- Mails, WhatsApp- en Instagramberichten komen binnen zoals nu.
- Elk bericht wordt gelezen, gelabeld op type en urgentie, en gekoppeld aan de klant of de klus.
- Routinevragen krijgen een antwoord in jouw toon, klaargezet of meteen verstuurd. De rest wacht op jou, met de context erbij.
- Elke ochtend krijg je een korte lijst van wat echt een beslissing vraagt.
- Automatisch gesorteerde inbox. Elke mail gelabeld (offerteaanvraag, factuur, support, nieuwsbrief), nieuwsbrieven gearchiveerd, 's ochtends een korte lijst van wat jou nodig heeft.
- Antwoorden in jouw stem. Veelgestelde vragen krijgen een voorstel van antwoord, gebouwd uit je eigen eerdere antwoorden en FAQ. Jij verstuurt met één klik, of laat het vanzelf vertrekken.
- WhatsApp en Instagram beantwoord. Gemiste oproepen krijgen een sms'je, DM's een antwoord, en de details komen op één plek terecht in plaats van in vijf apps.
- Van mail naar CRM of klus in één stap. Een aanvraag wordt een contact en een klus in je CRM, agenda of spreadsheet, met de gegevens ingevuld.
- Afspraken automatisch ingepland. Vrije momenten aangeboden, geboekt, bevestigd en herinnerd, zonder heen-en-weer.
- Bijlagen geklasseerd. Facturen, contracten en foto's uit de mail gehaald en in de juiste klantenmap gezet met een deftige naam.
Werkt met Gmail · Outlook · WhatsApp Business · Instagram · Google Agenda · Slack
↳ de mails die ertoe doen lees je nog zelf. De rest niet meer.
↳ bespaart ~5 tot 10 u/week · gebouwd in 1 week Lees meer over inbox-automatisering →Documenten & Data-extractie
Stel, je bent boekhouder en typt facturen, bonnetjes en contracten over in Exact Online voor zes klanten. Wij zetten één adres op waar je klanten hun PDF's naartoe sturen. De lijnen worden uitgelezen, aan de juiste klant gekoppeld en als ontwerpboeking klaargezet, zodat jij ze in batches goedkeurt. Het overtypen stopt.
- Documenten komen binnen per mail, via een uploadlink, een foto met de gsm of een map die we in het oog houden.
- Elk document wordt gelezen: lijnen, datums, namen, bedragen, btw, wat dat type document nodig heeft.
- De gegevens worden afgetoetst aan wat je al hebt en als ontwerp klaargezet in je boekhoudpakket, CRM of spreadsheet.
- Jij keurt goed in batches. Uitzonderingen worden gemarkeerd, nooit verstopt.
- PDF-facturen in je boekhouding. Aankoop- en verkoopfacturen gelezen en als ontwerp klaargezet in Exact Online, Yuki, Billit of Octopus, gekoppeld aan leverancier en klus.
- Bonnetjes vanaf een foto. Fotograferen. Het wordt gelezen, gecategoriseerd en zit in de boeken.
- Contracten samengevat. Partijen, datums, bedragen, opzegtermijnen en verplichtingen eruit gehaald en in je CRM of een overzicht gezet.
- Formulieren en aanvragen verwerkt. Intakeformulieren, aanvragen en vragenlijsten ingetypt in je systeem, met ontbrekende velden opgevraagd.
- Scans en handschrift gelezen. Oude dossiers, leveringsbonnen en handgeschreven bladen omgezet in doorzoekbare, bruikbare data.
- Controle tegen een checklist. Identiteitsstukken, adresbewijzen, attesten: gecontroleerd op aanwezigheid, vervaldatum en consistentie, met wat ontbreekt opgelijst.
Werkt met Exact Online · Yuki · Billit · Octopus · Google Sheets · Excel · Google Drive · Dropbox
↳ jij keurt goed. Je typt niet meer.
↳ bespaart ~4 tot 8 u/week · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over documentextractie →Content & Marketing
Stel, je runt een pilatesstudio in Antwerpen en posten op Instagram is al zes maanden 'morgen'. Wij bouwen een systeem dat het lesrooster van volgende week leest, een week aan posts en een e-mailteaser in jouw toon opstelt en ze klaarzet in Buffer. Maandag is tien minuten goedkeuren.
- Jij geeft het ruwe materiaal: een foto, een spraakmemo, het rooster van volgende week, het menu van deze week.
- De teksten worden geschreven in jouw toon, geleerd uit je eigen posts en mails.
- Alles staat klaar in een planner voor jouw goedkeuring. Niets vertrekt zonder een ja, tenzij jij dat wil.
- Reviews worden op dezelfde manier verzameld en beantwoord.
- Wekelijkse posts uit wat je al hebt. Rooster, menu, nieuwe stock, foto's van de werf: een week aan posts en stories opgesteld en klaargezet.
- Maandelijkse nieuwsbrief. Opgebouwd uit wat er deze maand gebeurde, in jouw stem, klaar om na te lezen.
- Reviews verzameld en beantwoord. Google- en Facebook-reviews dagelijks verzameld, antwoorden klaar, de slechte eerst naar jou.
- E-mailcampagnes die zichzelf starten. Welkomstreeks, win-back, seizoensacties, verstuurd op gedrag in plaats van wanneer je eraan denkt.
- Blogpost uit een spraakmemo. Tien minuten praten wordt een artikel met een titel en een voorstel voor een beeld.
- Teksten voor panden en producten. Beschrijvingen geschreven uit foto's en een paar feiten, in jouw huisstijl.
Werkt met Instagram · Facebook · LinkedIn · Buffer · Later · Mailchimp · Google Bedrijfsprofiel
↳ jij keurt goed op maandag. Je voelt je niet meer schuldig op donderdag.
↳ bespaart ~6 tot 12 u/week · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over contentautomatisering →Operations-automatisering
Stel, je websiteaanvragen komen toe in een Gmail-inbox die niemand bekijkt tussen twee klantenafspraken. Wij koppelen het formulier aan je CRM, sturen de juiste persoon een Slack-bericht met de details en bezorgen de prospect binnen de minuut een bevestiging met een agendalink. Leads koelen niet meer af.
- Er gebeurt iets: een formulier, een mail, een WhatsApp, een klus op klaar gezet, een stockniveau.
- Het systeem doet de keten van stappen die vandaag een mens doet: aanmaken, opzoeken, invullen, versturen, verwittigen.
- De juiste persoon hoort het in de tool die hij al gebruikt.
- Alles wordt gelogd, zodat je ziet wat er gebeurde en wanneer.
- Van lead naar CRM naar toewijzing. Formulier of mail, dan contact en deal aangemaakt, dan de juiste persoon verwittigd, dan een bevestiging met agendalink naar de prospect. Binnen de minuut.
- Offertes en voorstellen uit een sjabloon. Beantwoord een paar vragen of stuur foto's. Een offerte wordt opgesteld uit jouw tarieven en verstuurd na jouw oké.
- Klus ingepland, herinnerd, gefactureerd. Aanvaarde offerte in de agenda, herinnering naar de klant, factuur met betaallink zodra de klus op klaar staat, daarna betalingsherinneringen.
- Stockmeldingen en bestellingen. Drempel bereikt, melding verstuurd, bestelmail naar de leverancier klaargezet.
- Planningen en prestaties. Gaten gespot, shifts per sms aangeboden, check-ins omgezet in prestatiestaten en loonbestanden.
- Vervaldata en verlengingen opgevolgd. Attesten, contracten, keuringen, vergunningen: één overzicht, herinneringen vóór ze vervallen.
Werkt met Teamleader · HubSpot · Pipedrive · Notion · Airtable · Google Sheets · Shopify · Slack · WhatsApp
↳ jij beslist. Het najagen, aanmaken en overtypen gebeurt vanzelf.
↳ haalt verloren leads terug · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over operations-automatisering →AI-chatbots
Stel, je webshop beantwoordt dezelfde 30 vragen over maten, verzending en retours honderden keren per maand. Wij trainen een chatbot op je FAQ's, productpagina's en eerdere antwoorden. Hij beantwoordt de routinevragen zelf, dag en nacht, en geeft de rest aan jou door met de context er al bij.
- We trainen hem op je website, FAQ, productpagina's, prijslijst en eerdere antwoorden.
- Hij beantwoordt routinevragen op je site, WhatsApp, Messenger of Instagram, dag en nacht.
- Kan hij niet antwoorden, of is de vraag belangrijk, dan geeft hij door aan jou met het hele gesprek erbij.
- Jij ziet wat mensen vragen, en de antwoorden worden van daaruit beter.
- Websitechat die je zaak kent. Prijzen, openingsuren, wat je wel en niet doet, hoe het werkt: beantwoord uit je eigen inhoud, niet verzonnen.
- WhatsApp Business-bot. Dezelfde antwoorden op het kanaal dat je klanten al gebruiken, met boekings- en offerteaanvragen vastgelegd.
- Boeken in het gesprek zelf. Vrije momenten aangeboden en geboekt zonder het gesprek te verlaten.
- Bestellingen en statussen opgezocht. Waar is mijn bestelling, is het op voorraad, hoever staat mijn dossier: live opgezocht, niet gegokt.
- Doorgeven met context. Alles wat ongewoon is gaat naar jou met het gesprek, de gegevens van de klant en wat al gezegd is.
- Interne bot voor je team. Beantwoordt vragen van medewerkers uit je handboek, procedures en prijslijsten.
Werkt met Je website · WhatsApp Business · Messenger · Instagram · Shopify · je boekingssysteem
↳ jij beantwoordt de 20% die een mens nodig heeft. De bot doet de andere 80%.
↳ vangt 60 tot 80% van de routinevragen op · gebouwd in 1 tot 3 weken Lees meer over AI-chatbots →Klantenservice-automatisering
Stel, klanten zijn blij na het onboardinggesprek en haken zes weken later stilletjes af omdat niemand opvolgde. Wij bouwen de opvolging: gesprek samengevat, CRM bijgewerkt, een persoonlijke mail in jouw toon klaar binnen enkele minuten na het ophangen, en een check-in na 30 dagen. Niemand wordt vergeten.
- Er gebeurt iets: een verkoop, een klus klaar, een onboardinggesprek, een gemiste afspraak, zes weken stilte.
- Het juiste bericht vertrekt op het juiste moment, in jouw stem, klaargezet voor jou of automatisch verstuurd.
- Antwoorden worden gelezen. Tevreden klanten krijgen een bedankje en een reviewlink, ontevreden komen eerst bij jou.
- Niemand valt in het gat tussen klant en ex-klant.
- Opvolgreeksen. Na aankoop, na onboarding, na een klus: check-in, hulp, reviewvraag, volgende stap.
- Betalingsherinneringen die beleefd blijven. Dag 7, 14 en 30, in jouw toon, en ze stoppen zodra het geld binnen is.
- Tickets gesorteerd en doorgestuurd. Supportmails gesorteerd op urgentie en onderwerp, naar de juiste persoon, met een voorstel van antwoord erbij.
- Review- en feedbackflows. Reviewvragen op het juiste moment, negatieve feedback onderschept vóór ze publiek wordt.
- Afgehaakte klanten gespot. Wie niet meer terugkwam, wie niet meer bestelde, met een persoonlijk berichtje dat voor jou klaarstaat.
- Statusupdates bij elke stap. Klanten horen waar hun bestelling, dossier of klus staat zonder te moeten vragen.
Werkt met Gmail · Outlook · WhatsApp · je CRM · Mollie · Exact Online
↳ jij houdt de relatie. Het onthouden wordt voor jou gedaan.
↳ geen opvolging meer vergeten · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over klantenservice-automatisering →Rapportering & Dashboards
Stel, de helft van je zondag gaat naar 'hoe ging vorige week?' samenstellen uit Stripe, Google Analytics en HubSpot. Wij bouwen een dashboard van één pagina dat live uit alle drie trekt en je elke maandag om 7 uur een samenvatting van vijf regels mailt. Zondag wordt weer zondag.
- We koppelen de bronnen die je al hebt: boekhouding, bank, CRM, shop, boekingssysteem, advertentieaccounts.
- De cijfers worden live opgehaald, opgekuist en op één pagina gezet.
- Elke maandag, of elke dag, komt een korte geschreven samenvatting in je inbox: wat er gebeurde, wat veranderde, wat aandacht vraagt.
- Je bouwt geen spreadsheets meer op zondag.
- Live dashboard op één pagina. Omzet, cash, boekingen, pipeline, stock: de vijf cijfers waar je echt naar kijkt, altijd actueel.
- Samenvatting op maandagochtend. Vijf regels in je inbox: wat er vorige week gebeurde, wat stijgt, wat daalt, wat te laat is.
- Maandelijks rapport. Jouw formaat, gemaakt en verstuurd volgens schema, met een nota over wat veranderde.
- Marge per klus of klant. Uren, kosten en factuurwaarde naast elkaar, met de verliesmakers gemarkeerd.
- Meldingen in plaats van rapporten. Je hoort het als de stock laag is, een klant te laat is of een fase over budget gaat, in plaats van een rapport te lezen om het te ontdekken.
- Cijfers voor je boekhouder of investeerders. Dezelfde data in het formaat dat zij willen, zonder een tweede spreadsheet.
Werkt met Exact Online · Yuki · Mollie · Stripe · Google Analytics · Shopify · HubSpot · Google Sheets · Looker Studio
↳ jij leest vijf regels. Je zet ze niet meer zelf in elkaar.
↳ bespaart ~4 tot 8 u/week · gebouwd in 1 tot 2 weken Lees meer over rapportering & dashboards →Iets vreemders?
Besteed je uren aan een workflow waar niemand ooit van gehoord heeft? Daar houden we van. Vertel ons wat je afremt, hoe niche ook.
Vertel het ons →Over Smalland
Automatisering die op de achtergrond draait.
Smalland is een automatiseringsstudio in Antwerpen, de Belgische tak van Andlane uit Londen. We bouwen kleine systemen voor kleine bedrijven: het soort dat één repetitieve taak goed doet en dat blijft doen zonder toezicht.
We ontwerpen het systeem, bouwen het en houden het draaiend. Jij ziet het resultaat, niet de bedrading.
Eerst automatiseren, dan praten
Doet een mens het herhaaldelijk, dan hoort het een systeem te zijn. We zoeken het repetitieve werk en halen het weg.
Jij zegt wat je beu bent. Wij bouwen het.
We gebruiken de nieuwste AI-tools, maar je hoeft niet te weten hoe ze heten. Jij zegt wat je niet meer wil doen. Wij zoeken de rest uit.
Van begin tot eind, zonder overdracht
Van het eerste gesprek tot het systeem dat in productie draait: dezelfde persoon blijft verantwoordelijk. Geen slides, geen overdracht naar een ander team.
Aan de slag
Hoe het werkt.
Kort gesprek
15 minuten, gratis, vrijblijvend. Vertel ons wat je tijd opslokt en wij zeggen of we het kunnen automatiseren.
Automatiseringsaudit
We brengen je workflows in kaart, zoeken de verspilling en stellen precies voor wat we bouwen. Je krijgt sowieso een geschreven plan.
Wij bouwen het
Jij keurt goed, wij bouwen, jij test. Je betaalt pas als het opgeleverd is en werkt. De meeste projecten draaien binnen twee weken.
… of ga meteen voor een build:
Starter
Eén workflow, één probleem opgelost. Een goede manier om ons uit te proberen: automatiseer één proces en zie wat het oplevert voor je verder gaat.
- — 1 automatisering of integratie
- — Opgeleverd in 3 tot 5 dagen
- — 2 weken support inbegrepen
Groei
We auditen je hele workflow en bouwen dan tot 3 automatiseringen die samenwerken. De grootste winst zit in het koppelen van stappen die nu met de hand gebeuren.
- — Audit inbegrepen (€300 verrekend)
- — Tot 3 automatiseringen
- — Opgeleverd in 1 tot 2 weken
- — 30 dagen support inbegrepen
Doorlopend
We onderhouden wat gebouwd is, voegen elke maand nieuwe automatiseringen toe en houden alles draaiend. Je eigen automatiseringsteam op afroep, zonder de overhead.
- — Onderhoud + monitoring
- — Elke maand nieuwe automatiseringen
- — Prioritaire support
- — Maandelijks opzegbaar
Alle prijzen zijn exclusief btw. Elk project begint met een duidelijke scope en een vaste offerte. Geen verrassingsfacturen, en je betaalt pas als het opgeleverd is en werkt. Grotere of complexere builds krijgen een aparte offerte.
FAQ
Vragen die we vaak horen.
Staat de jouwe er niet bij? Het contactformulier hieronder is de snelste weg naar een eerlijk antwoord.
Moet ik iets van AI kennen om met jullie te werken?
Kunnen jullie mijn facturen en offertes van PDF naar Exact Online of Yuki automatiseren?
Kunnen jullie een chatbot bouwen voor mijn website of WhatsApp?
Waar zit Smalland?
Wat als de automatisering stukgaat?
Werken jullie met mijn tools? (Shopify, HubSpot, Teamleader, Notion…)
Hoeveel tijd bespaar ik echt?
Contact
Laten we iets automatiseren.
Vertel ons wat je afremt. Wij zeggen of we het kunnen automatiseren.