Een aanbestedingsdossier voor een middelgrote renovatie loopt tot zo'n 400 pagina's. Administratieve bepalingen, het bestek, de meetstaat, het veiligheids- en gezondheidsplan, een half dozijn verslagen van studiebureaus, en een omgevingsvergunning met 23 voorwaarden eraan. Daar ergens staan de data die je gaan verrassen.
Dat allemaal grondig lezen kost een dag. De meeste mensen lezen de eerste 40 pagina's grondig en bladeren door de rest, en wat ze missen is voorwaarde 14, die zegt dat de materiaalstaat voor de gevel goedgekeurd moet zijn voor er boven de vloerplaat van het gelijkvloers gewerkt wordt.
Het systeem leest alles. Elke pdf in de dossiermap op Dropbox of Google Drive gaat erdoor, en het haalt er drie soorten dingen uit: data, verplichtingen en hoeveelheden. De indieningsdatum van de offerte. De voorwaarden die voor de start vervuld moeten zijn en wat elke voorwaarde nodig heeft. Termijnen om ze af te werken. Het aantal parkeerplaatsen waar de stad op stond. De akoestische waarde die het studiebureau voor de gemene muur voorschreef. Elk item gaat in één Google Sheet met het brondocument en het paginanummer ernaast.
Data gaan in Google Agenda als afspraken met een herinnering een week vooraf en een dag vooraf. De agenda-afspraak linkt terug naar de rij in de tracker, die linkt naar de pagina in de pdf.
Komt er een nieuw document binnen, een herziene lijst voorwaarden of een addendum, dan wordt het gelezen tegen de bestaande tracker en worden alleen de verschillen gemeld. Voorwaarde 14 herschreven, indieningsdatum twee dagen vervroegd.
Dit is het soort ding dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts, je Drive, je agenda. Op welke pagina staat voorwaarde 14 in het dossier dat je nu aan het lezen bent?