Een onderhoudsattest voor een gasketel is twee jaar geldig. Een stookolieketel moet elk jaar. Een elektrische keuring op een huurwoning loopt 25 jaar. Elk van die attesten heeft een datum, en bijna niemand zet die datum ergens waar hij nuttig is.
De verhuurder met vier appartementen heeft een vaag idee dat de ketels in het najaar aan de beurt zijn. De eigenaar van wie je de ketel in maart 2024 plaatste heeft geen idee dat die intussen nagekeken had moeten zijn. Jij hebt de datums, ergens, op de attesten die je afleverde, in pdf's in Verzonden, en in een notitieboekje van twee bestelwagens geleden.
Dus houdt het systeem de datums bij. Elke keer dat je een attest aflevert of een onderhoud logt, wordt de volgende vervaldatum genoteerd bij die klant en dat adres. Zes weken voor de vervaldag krijgt de klant een kort bericht: het onderhoudsattest voor Olmenlaan 14 vervalt op 12 maart, hier is een link om te boeken. De link toont vrije momenten uit je echte agenda. Ze kiezen er een, het landt in je agenda, klaar.
Boeken ze niet, dan volgt een tweede duwtje op drie weken. Daarna stopt het. Niemand wil achtervolgd worden voor een onderhoud.
Het nuttige zit in waar het werk landt. Onderhoud en keuringen zijn de klussen die je in januari en februari kan doen, als niemand belt voor een nieuwe badkamer. Een agenda die zichzelf vult in de stille maanden is meer waard dan nog een aanvraag in juni.
Vooral verhuurders merken het. Een herinnering voor het attest vervalt, in plaats van een discussie met de verzekeraar erna, is het soort ding dat hen jaren bij je houdt.
We bouwen het bovenop Google Agenda en wat je vandaag gebruikt om attesten af te leveren. Van hoeveel klanten van vorig jaar heb je sindsdien nog iets gehoord?