Dinsdag, 07:40. Een loodgieter fotografeert elf bonnetjes op het dashboard van zijn bestelwagen en stuurt ze naar zijn boekhouder op WhatsApp. Een cafébazin stuurt een maand leveranciersfacturen door vanuit haar Gmail, elk in een aparte mail. Een vastgoedkantoor stuurt een zip. Drie klanten, drie formaten, dezelfde ochtend.
Het werk van de boekhouder die ochtend is elk bestand downloaden, uitzoeken bij welke klant het hoort, het totaal lezen, het in Yuki typen als aankoopfactuur en het beeld eraan hangen. Ongeveer vier minuten per document als er niets misloopt. Veertig documenten is het grootste deel van een ochtend, en niets ervan is factureerbaar aan het tarief dat ze vraagt voor echt advies.
De fix is één adres. Noem het docs@ op je eigen domein. Klanten sturen ernaar door, fotograferen ernaar, of laten hun leveranciers er rechtstreeks naar sturen. WhatsApp-beelden kunnen er ook naartoe geleid worden.
Elk document dat aankomt wordt gelezen. Naam van de leverancier, factuurnummer, datum, netto, btw, bruto. Het adres van de afzender en de leverancier worden vergeleken met je klantenlijst, zodat een factuur van een bouwhandel gestuurd door Dirk onder het bedrijf van Dirk landt, en een factuur van dezelfde bouwhandel gestuurd door Nadia onder het hare. Is de koppeling onzeker, dan gaat het in een wachtlijst met de twee meest waarschijnlijke klanten, en kies jij.
Het gekoppelde document wordt geboekt als ontwerp in Yuki, Exact Online of Billit, onder de juiste onderneming, met de pdf of de foto erbij. Niets wordt goedgekeurd. Jij opent de ontwerpen van elke klant één keer per dag of één keer per week en keurt goed in één batch. De klus van vier minuten per document wordt een blik van vijf seconden.
Dubbels worden gevangen omdat het factuurnummer en de leverancier al in het grootboek staan. Een bonnetje dat twee keer aankomt van twee telefoons wordt gemarkeerd en apart gehouden.
Dit is het soort dingen dat we bouwen. Het draait in je eigen accounts, met je eigen login, en de documenten verlaten je domein nooit. Hoeveel heb jij er vorige week overgetypt?