Dinsdag, 6.40 's ochtends. Een verzorgende stuurt het kantoor een sms dat ze koorts heeft en het bezoek van 8 uur in Berchem niet haalt. Wie die sms leest, zit nog op de tram. Tegen dat ze binnen is, de planning erbij neemt, uitzoekt wie in de buurt van Berchem woont, wie nog niet ingepland is en wie de juiste opleiding heeft voor die klant, en begint rond te bellen, is het 7.30. Twee van de mensen die ze belt, nemen niet op. De derde zegt ja. Het bezoek begint twintig minuten te laat.
Zo ziet een gat in de planning eruit bij een thuiszorgbedrijf, een schoonmaakfirma, iedereen die mensen volgens een schema naar plaatsen stuurt. Gaten vallen elke week en niemand ligt wakker van het gat. Wat kost, is de veertig minuten van iemands ochtend die erin kruipen om het te dichten, en het feit dat het alleen werkt als die ene persoon wakker is en bij een bureau zit.
De automatische versie houdt de planning waar ze al staat, Google Sheets of de planningstool die je gebruikt. Een shift gaat van ingevuld naar open, omdat iemand ze zo markeert of omdat een annulatie-sms toekomt op een nummer dat het systeem in het oog houdt. Het systeem leest de shift: datum, uur, locatie, eventuele vereisten. Het haalt de lijst op van medewerkers die op dat moment niet werken, die op een redelijke afstand zitten en die aan de vereiste voldoen. Het sorteert hen volgens de voorkeur die jij instelt. Meestal is dat contracturen eerst, zodat mensen die uren te kort hebben werk krijgen aangeboden voor mensen die er al over zitten.
Dan stuurt het de eerste persoon een sms. Iets korts. De shift, het adres, het uur, antwoord JA om ze te nemen. Zegt die ja, dan wordt de planning bijgewerkt, krijgt de klant een berichtje met de nieuwe naam, en krijgt het kantoor één regel dat het geregeld is. Geen antwoord binnen tien minuten, of een nee, dan gaat de sms naar de volgende. Het werkt de lijst af. Als de mensen op zijn, stopt het en verwittigt het een mens, en dat is het ene geval waar een telefoontje echt nodig is.
De kantoormedewerker op de tram moet niets doen. Ze ziet het bericht als ze binnenkomt. Het gat was gedicht om 6.52.
Het sms'en zelf is een namiddag werk met om het even welke sms-gateway. De regels voor wie eerst aan de beurt komt, duren langer, want die zijn in elk bedrijf anders, en het grootste deel van een bouw gaat naar dat gesprek. Dit is het soort dingen dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts, met je eigen telefoonnummer. Hoeveel van je gaten van vorige week zijn gedicht door iemand die rondbelde?