Van de kant van de huurder gaat het zo. Je krijgt een mail die vraagt om drie loonfiches, je identiteitskaart, een bewijs van adres en de gegevens van je vorige verhuurder. Je stuurt er twee vanop je gsm op de tram. Eén is een foto van een scherm. Dan hoor je vier dagen niets en ga je ervan uit dat het in orde is.
Van de kant van de makelaar staan er elf van die dossiers tegelijk open. Elk is een thread in Outlook met bijlagen verspreid over zes antwoorden, en iemand moet elk bestand openen, nakijken of het echt een loonfiche is en geen rekeninguittreksel, nakijken of de naam overeenkomt met de aanvraag, en opschrijven wat nog ontbreekt. En dan opvragen.
Het systeem geeft de kandidaat een link in plaats van een mailthread. De link toont wat nodig is en aanvaardt uploads één voor één. Elk bestand wordt gelezen zodra het binnenkomt.
Een loonfiche wordt nagekeken op werkgever, uitbetalingsdatum en nettobedrag. Identiteitskaarten krijgen een naam- en vervaldatumcheck. Bij een rekeninguittreksel kijkt het of de maanden die je vroeg erin zitten en of het loon er echt op toekomt. Uploadt de kandidaat een gsm-foto van een laptopscherm, dan wordt die ter plekke geweigerd met een nota over wat wel te sturen.
Wat ontbreekt wordt opgevraagd. Een herinnering op dag twee, een kortere op dag vier, en op dag zes krijgt de makelaar een nota dat het dossier vastzit en een voorstel om te bellen. De borgsteller, als die er is, krijgt een eigen link en eigen herinneringen.
Is het dossier compleet, dan staat de checklist afgevinkt, zijn de documenten hernoemd naar iets zinnigs (Peeters_loonfiche_aug.pdf in plaats van IMG_4471.jpeg) en is het pakket klaar om naar de eigenaar te sturen. Werk je met beheersoftware, dan wordt het er rechtstreeks in gezet.
We bouwen dit op jouw eigen lijst, in jouw eigen Outlook of Gmail, met jouw woorden in de herinneringen. Elf open dossiers worden één pagina die toont welke drie echt vastzitten.