De meeste berichten die een studio krijgt zijn dezelfde zes vragen. Is er nog plaats donderdag om 19u. Hoeveel kost de 10-beurtenkaart. Kan ik mijn abonnement pauzeren. Hoe laat eindigt die van 18.30. Doen jullie beginners. Kan ik die van morgen annuleren. Ze komen binnen op WhatsApp en in Instagram-DM's, en ongeveer een derde landt na 21u.
Tel ze een week lang. Voor een studio met twee zalen kom je op iets als 90 berichten, en 70 daarvan konden beantwoord worden door naar het lesrooster of de prijslijst te kijken. De uitbaatster beantwoordt ze vanop de zetel en vanop de parking tussen twee lessen, en verliest er toch een paar, want een ongelezen Instagram-DM van dinsdag is tegen donderdag weg.
De fix is een antwoordlaag die op het WhatsApp Business-nummer en de Instagram-inbox zit. Ze leest het live lesrooster uit je ledensoftware of Salonkee, wat de zaak al gebruikt, en de prijslijst uit een Google Sheet die de uitbaatster beheert. Komt er een bericht binnen, dan kijkt ze of het een van de standaardvragen is. Zo ja, dan antwoordt ze in de woorden van de studio, met het echte aantal vrije plaatsen op donderdag, en geeft ze de boekingslink. Is het iets anders, een klacht of een medische vraag, dan blijft het onbeantwoord en krijgt de uitbaatster een duwtje met een samenvatting van één regel.
Annulaties gaan dezelfde weg. Zit de persoon binnen de annulatietermijn, dan annuleert het systeem de les in de boekingstool en zegt het dat. Zit hij erbuiten, dan zegt het beleefd wat de regel is en laat het de beslissing aan een mens.
Er vertrekt niets waarvan de uitbaatster de woorden niet gezien heeft. De eerste twee weken lopen in conceptmodus, waarbij elk antwoord geschreven maar vastgehouden wordt, en zij elk antwoord goedkeurt of aanpast vanop haar gsm. Daarna laat ze de simpele vanzelf vertrekken en houdt ze alles vast waar geld in zit.
Dit soort dingen bouwen wij. Het draait in jouw eigen WhatsApp- en Instagram-accounts en jouw eigen boekingssysteem. De berichten van na 21u worden om 21.02 beantwoord.