INV-88213.pdf komt dinsdag om 09:14 toe in de gedeelde mailbox. Ze is van de houthandel, ze dekt twee leveringen, en één van de lijnen is voor een job die je twee weken geleden afgewerkt en gefactureerd hebt. Als iemand ze aan die job koppelt, gebeurt dat op het einde van het kwartaal, uit het hoofd.
De meeste werkplaatsen kennen hun omzet en hun totale materiaalkost. Heel weinig weten wat een bepaalde job aan materiaal gekost heeft, want leveranciersfacturen worden als één hoop op 'Materiaal' geboekt en daarmee is het gedaan.
Het systeem leest elke leveranciersfactuur die binnenkomt. Pdf-bijlagen, foto's van papieren facturen, die die als link naar een portaal toekomen. Het haalt de leverancier eruit, het factuurnummer, elke lijn, elk aantal, elke prijs, de btw en het totaal.
Dan koppelt het. Eerst aan de bestelbon, als die er was, lijn per lijn, met een vlag als het aantal of de prijs afwijkt van wat besteld is. Dan aan de job, via de referentie van de bestelbon, jouw jobnummer in het veld van de leveringsbon, of de materiaallijst op de job zelf als er niets anders is. Een factuur voor 14 platen berken multiplex drie dagen voor job 2041 gezaagd werd, is een redelijk veilige match, en het toont je hoe zeker het is.
De factuur wordt geboekt in Exact Online of Yuki met de juiste rekening en de job als kostenplaats. Niet-gekoppelde lijnen gaan naar een kort lijstje waar je vrijdag naar kijkt, meestal vier of vijf per week, meestal kleine spullen.
Het resultaat is een echt materiaalcijfer per job, en je hebt het voor de volgende gelijkaardige offerte vertrekt.
Dit is het soort dingen dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts. Welke van je jobs dit jaar bracht het minst op?