INV-0048213.pdf. Het komt elke donderdag van de groothandel met de bestelling droge voeding, als bijlage bij een mail die verder niets zegt. De brouwer stuurt de zijne als een link waar je op moet klikken. De visboer sms't een foto van een handgeschreven blad. De groenteboer geeft het met de kratten aan de keukenhulp en het ligt vochtig op de pass.
Eén keer per maand gaat iemand zitten met een schoendoos en typt ze in. Of de boekhouder doet het, per uur, en vraagt naar de facturen die kwijt zijn.
Het systeem volgt de inbox. Elke mail van een gekende leverancier met een bijlage of een link wordt opgepikt. De pdf wordt gelezen: leverancier, factuurnummer, datum, lijnen, btw, totaal. De foto van de visboer wordt ook gelezen, met minder zekerheid, dus die wordt gemarkeerd voor een blik. Elke factuur wordt als concept in Exact Online, Yuki of Billit gezet, bij de juiste leverancier en op de juiste rekening, eten, drank of diversen, die je één keer instelt.
Ze komen aan als concept. Jij kijkt nog altijd voor er iets betaald wordt. Het verschil is dat je naar een lijst ingevulde facturen kijkt in plaats van een stapel pdf's.
Het nuttige deel is de vergelijking. Elke lijn wordt gematcht met wat je dezelfde leverancier vorige keer voor hetzelfde betaalde. Frituurolie 9 procent omhoog sinds augustus. Kippendijen voor de derde maand op rij duurder. Die lijnen worden geel gemarkeerd in het concept en opgesomd in een mail op vrijdag, zodat je het weet voor de marge op de suggestie van donderdag stilletjes verdwijnt.
Dubbels worden ook gevangen. De brouwer heeft de gewoonte dezelfde factuur twee keer te sturen als een levering gesplitst wordt. De tweede wordt gevlagd tegen de eerste in plaats van geboekt. De mail die niet gelezen kan worden, een scheve scan of een nieuwe leverancier die je nog niet hebt ingesteld, gaat in een map met de naam Nakijken met een nota over wat er misging. De meeste weken is die leeg.
Dit soort dingen bouwen wij. Het werkt in jouw Gmail of Outlook en jouw boekhoudpakket, en de boekhouder krijgt een properder maandeinde.