Een uitbater van een fitness weet welke leden aan het afhaken zijn. Hij voelt het. De vrouw die vier maanden lang elke dinsdag en donderdag kwam en nu één sessie in drie weken heeft gedaan. Hij wil haar een bericht sturen. Hij doet het niet, want er zijn 340 leden en het is 20u en de gedachte komt terwijl hij aan het dweilen is.
De check-in-gegevens zitten al in het boekingssysteem. Elke aanwezigheid, elke datum. Het systeem bekijkt ze elke nacht en vergelijkt de laatste drie weken met de drie maanden ervoor, per persoon. Wie van acht bezoeken per maand naar twee ging, wordt gevlagd. Wie altijd twee keer per maand kwam en dat nog doet, wordt gerust gelaten. De vlag is een dip tegenover hun eigen normaal, dus de persoon van twee keer per maand krijgt nooit een bezorgd bericht dat ze niet nodig had.
Wat vertrekt is een kort persoonlijk bericht in de stem van de uitbater, vanuit zijn eigen WhatsApp of mail, met haar naam en de les die ze vroeger volgde. Eén bericht aan één persoon. Het concept wordt door het systeem geschreven en landt 's ochtends in zijn rij met de aanwezigheidscijfers ernaast. Hij leest het, verandert een woord als hij wil, en verstuurt. De meeste dagen zijn dat vier of vijf berichten en kost het hem tien minuten bij de koffie.
Opzeggingen zijn een aparte lijst. Zegt iemand zijn abonnement op, dan wacht het systeem zes weken en schrijft het dan een terugwinbericht in concept. Iets over wat er veranderd is sinds ze weg zijn, een nieuwe les of een nieuw uur, en een nuchter aanbod om terug te komen voor een sessie. Het vertrekt nooit zonder zijn ja, want hij weet wie kwaad vertrok en wie vertrok omdat ze naar Gent verhuisden.
Op 340 leden vlagt de nachtelijke check er op een gewone dag vier of vijf. Dat zijn een twintigtal berichten per maand, elk aan iemand die vroeger twee keer per week kwam en niet meer gezien is sinds de klok verzet werd.
Dit soort dingen bouwen wij. Het draait in jouw eigen boekingssysteem en jouw eigen accounts.