Google Sheets is waar de meeste van die lijsten vandaag leven. Eén tabblad per maand, één rij per klant, kolommen voor rekeninguittreksels, verkoopfacturen, aankoopfacturen, loonuren. Iemand werkt het met de hand bij op de 3de en stuurt de herinneringen met de hand op de 5de. Bij 30 klanten is dat ruwweg 70 herinneringsmails per maand, één voor één getypt.
De lijst kan zichzelf bouwen. Het systeem weet welke klant een bankkoppeling heeft en wie nog pdf's doorstuurt. Het weet of de loonuren voor het sociaal secretariaat aangekomen zijn, want die komen op één adres. Het weet dat de verkoopfacturen binnen zijn omdat ze als ontwerp geboekt werden. Wat overblijft is het gat, en het gat is de vraag.
Opvragen in jouw toon telt meer dan mensen denken. Je schreef de eerste herinnering jaren geleden en ze werkt: kort, vriendelijk, één lijst, één deadline. Het systeem hergebruikt die tekst. Het vult de naam van de klant in, de stukken die nog ontbreken en de datum waarop je ze nodig hebt. De tweede herinnering, een week later, is iets strenger. Die schreef jij ook.
Het verstuurt op het schema dat jij instelt. De 2de van de maand om 09:00, dan de 9de, dan een nota aan jou over wie nog altijd niet antwoordde. Als de rekeninguittreksels landen, wordt de rij bijgewerkt en valt die klant uit de volgende ronde. Niemand wordt aangemaand voor iets dat hij gisteren stuurde.
Dit is het soort dingen dat we bouwen. Het draait vanuit je eigen Gmail of Outlook, dus antwoorden landen waar ze altijd landden.