Veertien. Open de map Verzonden in je Gmail, filter op vorig kwartaal, en tel de threads waarin je één antwoord stuurde naar een nieuwe lead en daarna niets meer. Veertien is een cijfer dat ik gezien heb. Het zit zelden onder tien. De lead stelde een vraag, jij antwoordde, zij kwamen niet terug, en de thread zakte van het scherm. Gesprekken die ergens naartoe konden gaan, elk beëindigd door stilte aan jouw kant in plaats van een nee aan de hunne.
Zo mislukt de meeste opvolging van leads. Niemand beslist om te stoppen. De tweede mail wordt gewoon nooit geschreven, omdat de dag volloopt met de klanten die al ja gezegd hebben.
De versie die niet doodbloedt werkt zo. Een lead komt binnen, via het websiteformulier, een LinkedIn-bericht dat je doorstuurt, of een mail naar hallo@. Hij wordt op één plek gelogd, HubSpot of Pipedrive of een Google Sheet, met de datum en wat ze vroegen. Het eerste antwoord is van jou, door jou geschreven of klaargezet om goed te keuren. Daarna houdt het systeem de thread in het oog. Geen antwoord na drie werkdagen, dan zet het een korte opvolgmail in jouw stem in je concepten. Je kijkt er 's ochtends naar en verstuurt of verwijdert ze. Nog altijd niets na een week extra, dan komt er een ander soort mail in de concepten, korter, met één vraag. Na een maand een laatste, die het makkelijk maakt om nu niet te zeggen.
Elke opvolgmail wordt geschreven vanuit de thread, dus ze verwijst naar wat ze echt vroegen, en ze is geschreven zoals jij schrijft, op basis van een staal van je eigen verzonden mails. Geen sjabloon met een voornaam ingevuld.
De reeks stopt zodra ze antwoorden, wat ze ook zeggen. Ja, nee of later tellen allemaal als antwoord, en later krijgt een datum zodat het terugkomt wanneer zij zeiden.
De meeste ochtenden staan er twee of drie opvolgmails te wachten in de concepten. Ze versturen duurt vier minuten. Dit is het soort dingen dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts. Hoeveel van je threads van september eindigden bij jou?