Vrijdag, 16.15, betaalronde. De factuur van de plakker is binnen. Zijn uurstaat voor week 42 niet. Zijn verzekering burgerlijke aansprakelijkheid verviel op de 3de en niemand had het gezien, omdat de kopie die jij hebt een foto van een foto op WhatsApp is van vorig jaar.
Je betaalt hem toch, omdat hij het werk gedaan heeft en een gezin heeft, en je maakt een mentale notitie om het attest te vragen. De mentale notitie houdt het vol tot maandag.
Het systeem houdt een map per onderaannemer bij. Verzekeringsattest met vervaldatum, de ontvangen facturen, de ontvangen uurstaten, en welke weken ontbreken. Komt er een factuur binnen en is de uurstaat voor die week er niet, dan krijgt de onderaannemer een sms met de vraag. Is een attest 30 dagen van vervallen, dan krijgt hij een bericht met de vraag naar het nieuwe, en opnieuw op 7 dagen.
Als een betaling op het punt staat te vertrekken, zie je één regel per onderaannemer. Groen als alles binnen is, met een nota van wat ontbreekt als dat niet zo is. De betaling kan nog altijd doorgaan. Jij beslist met de feiten voor je in plaats van het te vernemen bij een controle of na een ongeval.
Het opvragen is het stuk dat niemand wil doen. Het leest als zeuren als een mens het doet en als administratie als een systeem het doet. We zetten het zo op dat de berichten van jouw zaak komen en de bestanden in een map per onderaannemer landen. Wat is het oudste verzekeringsattest waar jij nu op vertrouwt?