Het bestand heet Prijslijst_Najaar_FINAAL_v3.pdf. Het telt 41 pagina's. De leverancier stuurde het op een donderdagnamiddag met één regel mail: prijzen gelden vanaf de 1ste.
Ergens in die 41 pagina's zijn een zestigtal van jouw producten van prijs veranderd. Sommige gingen 3 procent omhoog, een paar omlaag, twee zijn uit het gamma en vervangen door een nieuwe code. Ze vinden betekent de oude lijst printen, de nieuwe printen en gaan zitten met een fluostift. Of iemand betalen om 600 lijnen over te typen in een spreadsheet en hopen dat die geen rij verspringt.
Het systeem neemt de pdf of het Excel-bestand zoals het binnenkomt, per mail of in een map gedropt. Het leest de tabellen, zoekt uit welke kolom de productcode is, welke de omschrijving en welke de handelsprijs, en koppelt elke lijn aan je bestaande producten. Leveranciers zijn daar niet consequent in. De ene lijst heeft de code in kolom A, de volgende verstopt ze in de omschrijving. De koppeling kan met beide om.
Wat eruit komt is een proper importbestand in het formaat dat je winkel verwacht, Shopify-csv, WooCommerce-csv of wat je kassa ook wil. Daarnaast een tweede blad met alleen de wijzigingen. Oude prijs, nieuwe prijs, verschil in euro en in procent, en een vlag bij alles wat er raar uitziet, zoals een sprong van 40 procent of een code die niet meer voorkomt.
Jij bekijkt het blad met wijzigingen. Dat duurt tien minuten in plaats van een namiddag. Je beslist wat je met je verkoopprijzen doet, en de import gaat erin. Lijnen die uit het gamma zijn krijgen hun eigen korte lijst, zodat je ze op uitverkocht kan zetten voor iemand er een bestelt.
Dit soort dingen bouwen wij. Het draait in jouw eigen accounts en jouw eigen spreadsheets. Wanneer kwam de laatste prijslijst binnen, en zit die al in de winkel?