Elf mails. Dat is een doorsnee retour, van het eerste 'ik zou dit graag terugsturen' tot het geld op de rekening staat. De klant vraagt, jij vraagt het ordernummer, zij stuurt het, jij checkt de datum, jij stuurt het adres, zij vraagt naar het label, jij stuurt er een, zij post het, zij vraagt of het aangekomen is, jij checkt, jij betaalt terug, zij vraagt wanneer het op haar rekening staat.
Elk van die mails is klein. Samen zijn ze een halftijdse job.
Het systeem leest de retouraanvraag waar ze ook binnenkomt, een contactformulier, een antwoord op de ordermail of een WhatsApp-bericht. Het vindt het order in Shopify of WooCommerce op e-mailadres of ordernummer. Dan toetst het de aanvraag aan je voorwaarden zoals jij ze geschreven hebt. Binnen 14 dagen, ongedragen, labels eraan, geen soldenartikelen, niets gepersonaliseerd. Wat jouw regels ook zijn, dat zijn de regels die het toepast.
Mag de retour, dan krijgt de klant één mail met het label van bpost of DPD erbij en een regel over hoelang de terugbetaling duurt. Valt ze buiten de voorwaarden, dan krijg jij het dossier in je inbox met de reden erbij, en beslis jij. Het systeem weigert nooit zelf iemand.
Zodra het pakje gescand is als terug ontvangen, staat er een terugbetaling klaar in Shopify, Mollie of Stripe voor het juiste bedrag. Die wacht op jou. Eén klik per dag maakt de wachtrij leeg, of je laat de propere gevallen vanzelf doorgaan en houdt alleen die met een opmerking tegen.
De klant krijgt bij elke stap een kort mailtje: aangevraagd, label verstuurd, ontvangen, terugbetaald. Dat alleen al schrapt ongeveer de helft van de elf mails, want de meeste waren 'is het al aangekomen'.
Dit soort dingen bouwen wij. Het draait in jouw eigen accounts. Hoeveel mails van deze week gingen over een retour die toch altijd goedgekeurd zou worden?