Dinsdag, 14.20. Sam heeft zich ziek gemeld voor vrijdagavond en jij staat in de koelcel te bellen met de lijst. Vier telefoons, twee voicemails, één 'sorry, ik zit bij mijn moeder'.
Iedereen in het team heeft een korte fiche. Welke rollen ze kunnen doen, bar, zaal of keuken. Wat hun gewone beschikbaarheid is. Hoeveel uren ze die week al ingepland staan.
Valt een shift open, dan sms't het systeem de mensen die passen, minste uren eerst, met de details van de shift en een antwoordwoord. De eerste ja krijgt ze. De anderen krijgen een 'bedankt, ingevuld' zodat ze niet blijven wachten. Jij krijgt één bericht. Vrijdag 17:00 tot sluit, gedekt door Nora.
De planning zelf vertrekt zondag om 18u via WhatsApp, ieders eigen shiften en een link naar de volledige week. Wijzigingen tijdens de week gaan dezelfde weg, alleen naar wie het aangaat. Ruilen tussen twee collega's mag als beide bevestigen en de rollen overeenkomen. Al de rest komt bij jou.
Gewerkte uren tellen op in een Google Sheet per persoon en per week, klaar voor het sociaal secretariaat. De sheet is het bewijs als iemand ernaar vraagt.
Dit soort dingen bouwen wij. De berichten komen van het nummer van het restaurant, en de planning leeft in jouw eigen Google Sheet of welke tool je al gebruikt.