Vorige week kwamen er elf aanvragen voor stalen binnen. De meeste klonken ongeveer zo: hebt u dat groene fluweel, misschien ook iets in oker, voor een oorzetel. Voor elke aanvraag moest je het stalenboek zoeken, drie stukjes knippen, een envelop schrijven en onthouden naar wie ze gingen.
Dat onthouden loopt mis. De stalen vertrekken op dinsdag, de klant legt ze twee weken op de armleuning en niemand vraagt nog iets. De zetel gaat naar wie eerst terugschreef.
De aanvraag komt binnen via het formulier op je site, per mail of via Instagram. Het systeem leest ze en zoekt de stoffen op in je stalenlijst, een spreadsheet met code, leverancier, kleur en prijsklasse. Om 8 uur ligt er een picklijst op de printer in het atelier, met naam, adres en drie staalcodes per klant, en daarna komen de bpost-etiketten uit de printer. Jij knipt en vult de enveloppen. Meer handwerk is er niet.
Zodra de envelop op de post is, krijgt de klant een mail met wat er onderweg is en wanneer het ongeveer aankomt. Vijf dagen later vraagt een tweede mail welke stof het werd. Daarin staat het meubel dat ze vermeldden, met een link om een opmeting te boeken of foto's te sturen voor een prijs. Antwoorden ze, dan komt dat bij jou terecht en schuift de aanvraag door naar de offerte. Antwoorden ze niet, dan volgt nog één herinnering op dag twaalf en daarna stopt het.
Je krijgt ook een telling per stof. Na een paar maanden weet je dat het mosgroene fluweel veertig keer per jaar vertrekt en de bouclé bijna nooit. Handig als je beslist welke stalenboeken je houdt.
Dit is het soort systeem dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts.