Google Sheets, één tabblad per persoon, daar staat dit meestal. Datum uittreksel strafregister, arbeidskaart, attest heffen en tillen, de vervaldag van de burgerlijke aansprakelijkheid als ze zelfstandig zijn. Veertig rijen, twaalf kolommen, en iemand moet eraan denken om te kijken.
Niemand doet dat, tot een klant een bewijs van een opleidingsattest vraagt en het in maart blijkt vervallen te zijn.
De automatische versie houdt dezelfde sheet, of verhuist ze naar een kleine tabel, en doet er drie dingen rond. Elk document dat per mail of upload binnenkomt, wordt gelezen en de vervaldatum wordt in de juiste cel gezet, met het bestand bewaard in een Google Drive-map op naam van de persoon. Elke ochtend om 7 uur loopt het de data af. Alles binnen 60 dagen geeft een herinnering aan de persoon, met de datum en waar te vernieuwen. Alles binnen 14 dagen zet de manager in cc. Alles over datum wordt rood en die persoon valt uit de lijst waaraan de planning shifts aanbiedt, tot het nieuwe document er is.
Als een klant of een auditor vraagt, is het dossier per persoon één link. Elk document, elke datum, wanneer het gecheckt is en door wat.
De sheet met veertig rijen staat er nog. Er kijkt alleen iets naar dat niet vergeet. Dit is het soort dingen dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts. Wanneer heeft iemand de jouwe laatst geopend?