Negentig panden in beheer betekent ruwweg 450 data om bij te houden. Einde huur, ketelonderhoud, elektrische keuring, EPC, huurwaarborg, plus de opzegmogelijkheid en de indexering als het contract die heeft. De meeste kantoren houden dat in een spreadsheet die iemand in 2019 bouwde en een reeks Outlook-herinneringen die afgaan voor de persoon die vertrokken is.
De spreadsheet is prima. Niemand kijkt ernaar op de juiste dag.
Het systeem houdt dezelfde data per pand en werkt ervan vooruit. Is een ketelonderhoud 60 dagen weg, dan krijgt de technieker die je gebruikt een aanvraag met de contactgegevens van de huurder en je voorkeursweken. Heeft een huurcontract nog vier maanden, dan wordt de eigenaar gevraagd of hij wil verlengen, en de huurder twee weken later. Een EPC met 90 dagen te gaan geeft een herinnering aan de beheerder met het huidige label erop.
Komt het attest terug als pdf, dan wordt het gelezen, wordt de nieuwe vervaldatum in het dossier gezet en wordt de volgende herinnering daarvan afgeleid. Niemand tikt een datum over.
Alles zit in één overzicht, per pand, met elke datum en hoe ver die nog is. Rood is binnen 30 dagen. Werk je al met beheersoftware, dan leest het overzicht daaruit en hou je je systeem.
We bouwen het zo dat de brieven vertrekken op de dag zelf, vanaf jouw adres, in jouw woorden. De opzeg blijft een menselijke beslissing. De herinnering dat ze eraan komt niet.