In de meeste transportkantoren is er een map die Brandstof heet. Daarin zit een jaar aan bonnetjes zonder volgorde, een paar gefotografeerd met een telefoon, de helft met het voertuig in balpen op de achterkant.
Die map krijgt de boekhouder in april. Niemand weet wat voertuig nummer vier vorig jaar echt gekost heeft, dus niemand weet of het verkocht moet worden.
Het papierwerk kan binnengaan zoals het toekomt. Afrekeningen van de tankkaart, facturen voor onderdelen, bandenfacturen en facturen van onderaannemers komen allemaal al per mail. Het systeem leest elke factuur, haalt het bedrag, de datum, de leverancier en de nummerplaat of het jobnummer eruit, en boekt ze in Exact Online of Yuki met een kostenplaats per voertuig. Staat er geen nummerplaat op de factuur, dan koppelt het jobnummer ze aan de wagen die de job deed. Staat er geen van beide op, dan komt ze op een wachtlijst van vijf of zes per maand waar iemand naar kijkt.
Data zijn de tweede helft. Elk voertuig heeft een rij: keuring, verkeersbelasting, vervaldag verzekering, tachograafkalibratie, periodieke inspectie, vervoersvergunning. De DIV geeft de keuring en de verkeersbelasting. De rest komt van de documenten die al binnenkwamen, want op het verzekeringsattest staat de vervaldag gedrukt en op het inspectieblad staat onderaan wanneer de volgende moet. Het systeem leest ze bij aankomst en werkt de rij bij.
Herinneringen komen uit die rij. Vier weken ervoor, twee weken ervoor, en op de maandag van de week zelf. Naar de transportverantwoordelijke en naar wie de werkplaats boekt, in de mailbox die ze al gebruiken. De herinnering heeft het voertuig, de datum en het laatste document in bijlage, zodat niemand het moet gaan zoeken.
Kost per voertuig per maand is dan een cijfer in plaats van een gok. Brandstof, onderhoud, banden en verzekering tegenover de omzet van de jobs die die wagen deed. Voertuig nummer vier blijkt misschien dubbel zoveel te kosten als nummer zes op dezelfde kilometers, en nu zou je het weten.
Dit is het soort dingen dat wij bouwen. Het draait in je eigen Exact Online of Yuki en je eigen mailbox. De boekhouder krijgt in april nog altijd een map. Het is een rapport met elke lijn al geboekt.