De voicemail wordt afgeluisterd om 13:10, tussen de ochtend en de namiddag. Vier berichten. Twee willen een afspraak, één wil donderdag naar vrijdag verplaatsen, één is een man die betaalterminals verkoopt.
Je belt de twee terug. Eén neemt op. De andere belt jou om 17:40 terwijl je bij een patiënt zit en laat een tweede voicemail achter. Tegen donderdag heeft een van hen ergens anders geboekt. De patiënt is vrij 's middags, jij om zes uur, en jullie twee zijn nooit tegelijk vrij.
Het systeem zit op de drie deuren waar een aanvraag door binnenkomt. Het formulier op je website, de transcriptie van de voicemail, en het WhatsApp-nummer op je Google-vermelding. Het leest de aanvraag, kijkt in de echte agenda in je agendasoftware, en antwoordt met drie vrije momenten die passen. Eerste consult, vijfenveertig minuten, bij de therapeut die knieën behandelt.
De patiënt kiest er een. Het staat geboekt, in jouw systeem, op hun naam, met het juiste type afspraak. Jij krijgt een regeltje in de agenda en de patiënt krijgt een bevestiging met het adres en wat mee te brengen.
Dan de herinneringen. Twee dagen vooraf een sms met datum, uur en adres, en een regel die zegt antwoord VERPLAATS als je moet wijzigen. Twee uur vooraf een kortere. Antwoordt iemand VERPLAATS, dan loopt dezelfde logica opnieuw en wordt het gat aan de wachtlijst aangeboden voor iemand aan de balie gezien heeft dat het open kwam. Die van twee uur vooraf is de belangrijkste: mensen vergeten om 08:00 wat ze vorige dinsdag om 13:00 afspraken, en een duwtje om 09:00 voor een afspraak om 11:00 vangt de mensen die thuis zouden blijven.
Er gebeurt hier niets klinisch. Zegt een bericht mijn rug is er vanochtend doorgegaan en ik kan niet rechtstaan, dan gaat het meteen naar jou met het telefoonnummer, en de patiënt hoort dat jij belt. Het systeem boekt afspraken. Het beslist niet wat iemand nodig heeft.
Dit is het soort ding dat wij bouwen. Het draait in je eigen accounts: je agendasoftware, je WhatsApp-nummer, je Gmail. Hoeveel voicemails heb je vorige week niet teruggebeld?