Elf. Ik telde elf opvolgmails in één inbox op één dinsdag, drie ervan over hetzelfde kredietaanbod. Elk kostte ongeveer vier minuten, elk was beleefd, en geen enkele was juridisch werk.
De fix is een lijst. Elk dossier heeft de documenten die het nog nodig heeft, met de datum waarop elk gevraagd is. Voor een aankoop is dat misschien de getekende compromis, het kredietaanbod van de bank, de schenkingsverklaring voor de eigen inbreng en de identiteitskaart van wie schenkt. Voor een nalatenschap is het de overlijdensakte, het testament en de bankattesten. De lijst leeft in een Google Sheet of in je dossiersoftware, wat je nu al bekijkt.
Op dag 3 gaat een herinnering naar wie het document moet leveren. Op dag 7 een tweede, iets strenger. Op dag 14 een derde, en de dossierbeheerder staat in cc zodat die het weet. De formulering is de jouwe, gehaald uit herinneringen die je al verstuurd hebt, zodat de cliënt het verschil niet ziet. Zodra het stuk landt, per mail, via de uploadlink of via het portaal, stopt het opvragen voor dat item. Niemand krijgt een herinnering voor iets dat hij een uur geleden stuurde, want dat is wat cliënten kwaad maakt.
Weekends worden overgeslagen. Feestdagen ook. Als de advocaat van de tegenpartij het document moet leveren, gaat de vraag naar hem, geformuleerd voor een advocaat, en krijgt jouw cliënt een korte regel dat het gevraagd is.
De dossierbeheerder ziet een kolom, per dossier, van wat binnen is en wat niet. Meer ziet die niet tenzij die erom vraagt.
Dit is het soort dingen dat we bouwen. Het draait in je eigen accounts. Wie op jouw kantoor stuurde de laatste opvolgmail, en wat had die eigenlijk moeten doen?