Het sjabloon voor de opdrachtbrief is een Word-bestand met de naam Opdrachtbrief_v7_FINAAL.docx. Het is al drie jaar v7. Elke nieuwe klant betekent het openen, de naam wisselen, de dienstenparagraaf aanpassen, opslaan als pdf, dan de antiwitwaschecklist openen, dan de mandaten bij FOD Financiën, dan de welkomstmail die je in je Gmail-concepten bewaart. Het kost een namiddag als je de namiddag hebt.
Het startpunt is een kort formulier of één mail. Naam van de vennootschap, ondernemingsnummer, namen van de bestuurders, boekjaar, welke diensten, welke software, afgesproken tarief, datum van het eerste gesprek. Acht velden.
Uit die acht velden wordt het pakket opgesteld. De opdrachtbrief haalt de juiste dienstenparagrafen uit je eigen sjabloon, zodat de brief voor boekhouding plus btw niets over lonen zegt. De antiwitwascontrole loopt op het ondernemingsnummer en de namen van de bestuurders, en de resultaten worden geklasseerd. De mandaten voor de btw-aangifte en de uitnodigingen voor de software worden klaargezet met de gegevens ingevuld. De welkomstmail wordt opgesteld uit de mail die je nu al stuurt, met de datum van het eerste gesprek en de lijst van wat je van hen nodig hebt.
Niets vertrekt voor jij kijkt. Het hele pakket verschijnt als concepten in Gmail of Outlook en als bestanden in Google Drive, in een map met de naam van de klant. Je leest de brief één keer, past aan wat nodig is, en drukt op verzenden. De klant ontvangt vier dingen in de juiste volgorde over twee dagen in plaats van één mail met negen bijlagen.
De namen van de bestuurders en het boekjaar komen recht uit de KBO, dus niemand typt over van een foto van een statuut.
Dit is het soort dingen dat we bouwen. De sjablonen blijven van jou en de bestanden blijven in je Drive. Hoelang duurt jouw pakket vandaag?