Blog

Notities uit het werk.

Eén automatisering per stuk. Wat binnenkomt, wat het systeem ermee doet, wat je nog zelf doet.

Je weekcijfers in een mail op maandag

No-showpercentage, bezetting per therapeut, nieuw tegenover terugkerend, gefactureerd tegenover vorig jaar, elke maandagochtend in je inbox.

Zorg & paramedisch

Afspraken bevestigd, minder no-shows

Aanvragen via website, voicemail en WhatsApp krijgen vrije momenten, komen in je agenda, en worden twee keer herinnerd.

Zorg & paramedisch

Zoekertje geschreven uit je foto's

Upload de foto's en een paar feiten. De beschrijving, de Immoweb-puntjes en twee socialemediaposts komen terug in je huisstijl.

Vastgoed, verhuur & syndici

Werfvragen gelogd, met een ontwerpantwoord

Elke vraag van de aannemer krijgt een nummer, een datum en een ontwerpantwoord uit je plannen, en de open vragen staan elke ochtend op een lijst.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Werffoto's gerangschikt per project en datum

Foto's van je gsm worden hernoemd, bij het juiste project en de juiste fase gezet, en op donderdag staat een weekselectie klaar voor het klantrapport.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Het wekelijkse klantrapport, geschreven op vrijdag

Elke vrijdag om 14 uur worden de notities, foto's en beslissingen van de week een rapport van één pagina in jouw opmaak, klaar om na te lezen en te versturen.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Een week aan productposts uit één levering

Nieuwe voorraad wordt zeven posts in concept in jouw toon, uit de foto's en teksten die al op je productpagina's staan.

Winkels, webshops & groothandel

Vragenlijsten die zichzelf schrijven

Verrichtingen die een antwoord van de klant nodig hebben worden verzameld in één genummerde lijst per klant en één keer per week verstuurd.

Boekhouders, accountants & makelaars

Het voorstel staat klaar voor het gesprek koud is

Het transcript vult je voorstelsjabloon, deel per deel, en een ontwerp staat in Drive zo'n tien minuten nadat je hebt ingehaakt.

Bureaus & zakelijke diensten

Voorraadalarm en bestelmails in concept

Zakt een product onder zijn drempel, dan krijg jij één melding en staat er een bestelmail in je concepten, gericht aan de leverancier.

Winkels, webshops & groothandel

Vlootpapieren per voertuig bijgehouden

Facturen voor brandstof, onderdelen en onderaannemers per voertuig geboekt in Exact Online of Yuki, met herinneringen voor keuring, verkeersbelasting, verzekering en inspectie.

Garages, transport & logistiek

Verwijsbrieven en verzekeringsverslagen uit je notities

Verwijsbrieven, verslagen voor de verzekering en updates voor de huisarts, opgesteld uit je sessienotities in jouw lay-out, voor een leesbeurt en een handtekening.

Zorg & paramedisch

Vervaldata per medewerker opgevolgd, met herinneringen

Uittreksel strafregister, arbeidskaart, opleiding en verzekering per persoon, gelezen uit de documenten en opgevolgd op 60 en 14 dagen.

Bureaus & zakelijke diensten

Verlengingen en keuringsdata in één overzicht

Einde huur, ketelonderhoud, elektrische keuring, EPC en huurwaarborg per pand, met de aanvragen en opzeggingen verstuurd op de dag zelf.

Vastgoed, verhuur & syndici

Mails voor verlaten winkelmandjes en stille klanten

Getimede, nuchtere mails naar mensen die bijna kochten of stil werden, geschreven in jouw stem en gelogd per order.

Winkels, webshops & groothandel

De tijd die je vergat te noteren, gevonden om 17:30

Niet-genoteerde tijd elke avond gevonden in je agenda en je mail, openstaande prestaties per dossier op vrijdag, ontwerpfacturen op je factuurdag.

Advocaten, notarissen & juridisch

Vaste klanten herinnerd als hun bestelling eraan komt

Het systeem vindt het bestelritme van elke klant en stuurt een paar dagen vooraf een herinnering, met één klik om opnieuw te bestellen.

Ateliers, makers & voeding

Urenstaten worden de factuur en het loonbestand

Uren worden gelegd naast wat elke klant afsprak, rare rijen krijgen een vlag, en de conceptfacturen in Exact Online plus het loonbestand verschijnen zonder overtypen.

Bureaus & zakelijke diensten

Uren tegenover ereloon, fase per fase

Uren uit de timesheet worden tegenover het ereloon per fase gezet, en je hoort het op het moment dat een fase over gaat in plaats van bij de factuur.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Uren en routes van chauffeurs uit twee tikken

Jobs worden per zone gegroepeerd in een route per wagen, elke chauffeur krijgt om half zeven zijn blad, en twee tikken per job worden de urenstaat.

Garages, transport & logistiek

Weekcijfers in één maandagmail

Jobs gedaan, omzet per brug of per wagen, en openstaande facturen, uit de agenda en je boekhouding, om zeven uur op maandag in je mailbox.

Garages, transport & logistiek

Een tekeningenregister waar niemand over discussieert

Elke uitgifte van tekeningen wordt gelogd met revisie, datum en ontvangers, en de uitgiftelijst vertrekt vanzelf.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Studiebureaus en leveranciers opgevolgd tot het er is

De balkenstaat, het U-waardeattest, het uitzettingsplan, allemaal bijgehouden en beleefd opgevolgd vanuit je eigen mail tot ze binnen zijn.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Open shiften ingevuld per sms, planning buiten op zondag

Een shift valt open, wie ze kan doen krijgt een sms, de eerste ja neemt ze, en de planning vertrekt elke zondag om zes.

Horeca, hotels & events

Het shampoorek bestelt zichzelf bij

De kassaverkoop gaat elke nacht van een voorraadsheet af. Op het bestelpunt staat een mail aan de leverancier klaar met codes en aantallen.

Beauty, fitness & vrije tijd

Reviews verzameld en beantwoord

Eén reviewverzoek twee dagen na levering, een antwoord in concept voor elke review, en de beste omgezet in posts.

Winkels, webshops & groothandel

Reviews beantwoord voor de lunch, de slechte eerst naar jou

Google- en Tripadvisor-reviews om 8u opgehaald, antwoorden in jouw toon in concept, alles van drie sterren of minder blijft bij jou liggen.

Horeca, hotels & events

Een review vragen na een goed bezoek

Eén tik, dezelfde avond, zo geleid dat een ontevreden antwoord je inbox bereikt voor het op Google komt.

Zorg & paramedisch

Vraag de review na het derde bezoek

Het boekingssysteem kent het aantal bezoeken. Reviewverzoeken gaan na het derde, doorverwijscodes na het twaalfde.

Beauty, fitness & vrije tijd

Retours zonder elf mails

Retouraanvragen getoetst aan je eigen voorwaarden, labels verstuurd, terugbetalingen klaargezet voor één klik van jou.

Winkels, webshops & groothandel

Tafelaanvragen beantwoord terwijl jij in de zaal staat

Aanvragen via Instagram, WhatsApp en je site gecheckt in het reservatieboek, geboekt en bevestigd, met allergenen vooraf gevraagd.

Horeca, hotels & events

Aanvragen voor privéfeesten omgezet in een voorstel in concept

De aanvraag krijgt de juiste vragen, de datum gaat in optie, en een voorstel uit jouw formules staat in je concepten.

Horeca, hotels & events

Prijslijsten van leveranciers in tien minuten ingelezen

Een pdf van 41 pagina's wordt een proper importbestand voor je winkel, met elke prijswijziging op een apart blad.

Winkels, webshops & groothandel

Patiëntvragen beantwoord om 21:40 op een zondag

Ischias, terugbetaling, prijzen en parkeren beantwoord op je website en WhatsApp uit je eigen antwoorden. Klinisch gaat naar jou.

Zorg & paramedisch

Papierwerk van onderaannemers opgevolgd voor de betaalronde

Verzekeringsattesten, facturen en uurstaten van je onderaannemers worden bijgehouden en opgevraagd, en wat ontbreekt zie je voor je betaalt.

Bouw, installatie & techniek

Opvolging van leads die niet doodbloedt

Elke lead krijgt op dag 3, dag 10 en na een maand de volgende mail klaargezet in jouw stem, en de reeks stopt zodra ze antwoorden.

Bureaus & zakelijke diensten

Opvolging twee dagen na de behandeling

Een check-in op dag twee met een link om opnieuw te boeken, nog één na zes weken, en een ontwerpbericht voor wie afhaakte.

Zorg & paramedisch

De opdrachtbrief die zichzelf schrijft en klasseert

Zeg ja op de aanvraag en de brief, de opdracht en het ereloon vertrekken ter ondertekening vanuit je eigen sjablonen. De getekende kopie klasseert zichzelf.

Advocaten, notarissen & juridisch

Onderdelen besteld zodra de job geboekt is

Als een job bevestigd is, wordt de onderdelenlijst naast de stock gelegd en de bestelling bij de leverancier klaargezet, dagen voor de auto op de brug staat.

Garages, transport & logistiek

Het onboardingpakket voor een nieuwe klant, klaargezet

Opdrachtbrief, antiwitwascontrole, mandaten en de welkomstmail, allemaal opgesteld uit je sjablonen vanuit acht velden.

Boekhouders, accountants & makelaars

Ereloonvoorstellen uit jouw prijsregels

Zes antwoorden over een prospect en er ligt een voorstel klaar uit de prijstabel die je één keer opschreef.

Boekhouders, accountants & makelaars

Een offerte uit de nummerplaat en een foto

Nummerplaat, kilometerstand en een foto van de deuk komen binnen. Een ontwerpofferte in je eigen sjabloon wacht op je controle.

Garages, transport & logistiek

Een offerte uit een schets of een foto

Een klant stuurt een foto van een tekening. Het systeem vraagt wat ontbreekt en stelt de offerte op uit jouw prijsregels.

Ateliers, makers & voeding

Een offerte uit vier foto's en een spraakbericht

Foto's en een spraakbericht vanuit de bestelwagen worden een ontwerpofferte in je eigen lay-out, geprijsd op je eigen tarieven, in enkele minuten.

Bouw, installatie & techniek

Offerte aanvaard, klus ingepland, klant verwittigd

Een aanvaarde offerte gaat in je agenda met het adres en de notities. De klant hoort die avond van je en de dag ervoor.

Bouw, installatie & techniek

Nacalculatie zonder de spreadsheetavonden

Leveranciersfacturen en uurstaten worden aan de klus gekoppeld zodra ze binnenkomen, zodat je kost tegenover raming ziet terwijl de klus nog loopt.

Bouw, installatie & techniek

Een herinnering de dag ervoor, een duwtje erna

Bevestigen met één tik de dag ervoor, de tafel vrij bij een annulatie, en een rustige opvolging voor wie niet kwam opdagen.

Horeca, hotels & events

Het extra stopcontact dat nooit op de factuur stond

Een klant vraagt op de werf om een wijziging. Jij spreekt een spraakbericht in. Het meerwerk is geprijsd en goedgekeurd voor het werk begint.

Bouw, installatie & techniek

Materiaal besteld voor het dringend wordt

Komende jobs worden elke nacht gelegd naast de stock en de levertijden van leveranciers, en bestelbonnen worden op tijd klaargezet.

Ateliers, makers & voeding

Marge per job, elke maandagochtend

Uren, materiaal en factuurbedrag per job in één weekoverzicht, met de jobs die geld verloren bovenaan.

Ateliers, makers & voeding

Maandrapporten voor klanten geschreven op de 1ste

Cijfers uit elke tool, grafieken in jouw stijl, commentaar opgesteld uit wat het team deed, pdf en mail klaar om te versturen.

Bureaus & zakelijke diensten

Maandelijkse rapporten op de 12de

De samenvatting van de managementrekeningen per klant, in jouw lay-out, verstuurd op jouw schema, met een korte heldere nota over wat veranderde.

Boekhouders, accountants & makelaars

Maandagochtendcijfers in vijf regels

Omzet, bestsellers, lage voorraad, advertentiekosten en terugbetalingen in één mail om 7 uur, uit de systemen die je al gebruikt.

Winkels, webshops & groothandel

Maandag 7u, één mail met de cijfers

Aanwezigheid, nieuwe leden, opzeggingen en omzet, zondagnacht uit het boekingssysteem en de betalingen gehaald, vier regels lang.

Beauty, fitness & vrije tijd

Het maandelijkse opvragen van stukken, op schema

De lijst van wat elke klant je nog moet bezorgen bouwt zichzelf en wordt opgevraagd in jouw woorden, op de dagen die jij kiest.

Boekhouders, accountants & makelaars

Het lid dat niet meer komt op tijd zien

Aanwezigheid wordt elke nacht vergeleken met ieders eigen normaal. De dip krijgt een persoonlijk bericht dat jij zelf verstuurt.

Beauty, fitness & vrije tijd

Groothandelsfacturen in je boekhouding, prijsstijgingen gemarkeerd

Facturen uit de inbox gevist, als concept in Exact Online of Yuki gezet, elke lijn vergeleken met wat je vorige keer betaalde.

Horeca, hotels & events

Leveranciersfacturen gekoppeld aan de job waar ze bij horen

Elke leveranciersfactuur wordt gelezen, gekoppeld aan de bestelbon en de job, en geboekt in je boekhouding met de job erop.

Ateliers, makers & voeding

Vragen over lessen beantwoord om elf uur 's avonds

Dezelfde zes vragen komen de hele avond binnen op WhatsApp en Instagram. Een antwoordlaag beantwoordt ze vanuit het live lesrooster.

Beauty, fitness & vrije tijd

Het lesrooster van volgende week wordt de posts

Eén Google Sheet met zeven kolommen wordt de Instagram-graphic, de Mailchimp-teaser en de WhatsApp-broadcast.

Beauty, fitness & vrije tijd

Klanten horen van hun job zonder te bellen

In productie, klaar, onderweg. Een vinkje op de werkvloer stuurt het bericht, en elk bericht wordt gelogd op de job.

Ateliers, makers & voeding

Klanten weten waar de bestelwagen is

Onderweg, nog twintig minuten, aangekomen, en binnen de minuut een foto als bewijs. De chauffeur raakt zijn telefoon niet aan.

Garages, transport & logistiek

Onderhoud of keuring geboekt via WhatsApp

De klant stuurt een nummerplaat en een regel tekst. Er komen twee slots terug, een wordt geboekt, en de dag ervoor gaat een herinnering uit.

Garages, transport & logistiek

Een ketelmail wordt een werkbon

De mail van één regel van een huurder wordt een ticket, de juiste vakman wordt om momenten gevraagd, en huurder en eigenaar blijven op de hoogte.

Vastgoed, verhuur & syndici

Intakeformulieren ingevuld voor het eerste bezoek

Nieuwe patiënten vullen intake en toestemming in via een link, de antwoorden gaan in het dossier, en er wacht een alinea op jou.

Zorg & paramedisch

Een inbox gesorteerd op dossier en urgentie

Elke mail gelabeld op zijn dossier, termijnen en de tegenpartij gemarkeerd, nieuwsbrieven weg. Om 07:30 een korte lijst van wat een beslissing vraagt.

Advocaten, notarissen & juridisch

Immoweb-aanvragen beantwoord binnen de minuut

Leads van Immoweb en Zimmo krijgen binnen de minuut een antwoord, met kwalificatievragen en echte bezoekmomenten.

Vastgoed, verhuur & syndici

Identiteit en adres gecontroleerd zonder jou

Cliënten laden op vanaf hun telefoon. Elk document wordt gelezen tegen je antiwitwaschecklist en de cliënt hoort wat ontbreekt. Jij ziet een vinkje.

Advocaten, notarissen & juridisch

Huurdersdossier opgevolgd tot het compleet is

Documenten komen binnen via een link, worden gelezen en nagekeken tegen jouw lijst, en wat ontbreekt wordt opgevraagd tot het dossier klaar is.

Vastgoed, verhuur & syndici

De cijfers van de week in één maandagmail

Couverts, besteding per persoon, reviews en de reservaties van de komende week, uit de tools die je al hebt, twaalf regels lang.

Horeca, hotels & events

Herinneringen voor keuring en onderhoud die stille weken vullen

Elke nummerplaat op een oude factuur wordt wekelijks gecheckt bij de DIV. Klanten krijgen vijf weken voor de keuring een herinnering met een boekingslink.

Garages, transport & logistiek

Herinneringen die de agenda vullen

Controles na zes maanden, jaarlijkse opvolgingen en herinneringen op het einde van een reeks vertrekken op de dag dat ze vervallen, met een boekingslink.

Zorg & paramedisch

Gespreksnotities worden acties in zes minuten

Het klantgesprek wordt samengevat, de acties landen in Notion met een eigenaar, en de recapmail staat in je concepten voor je bent opgestaan.

Bureaus & zakelijke diensten

De gemiste oproep die toch beantwoord wordt

Op een dak kan je niet opnemen. De beller krijgt een sms, stuurt een foto, en alles landt in één bericht op je telefoon.

Bouw, installatie & techniek

Gaten in de planning per sms gevuld voor het kantoor opent

Een shift valt weg om 6.40. Vrije medewerkers krijgen in volgorde een sms, de eerste ja neemt ze, de planning wordt bijgewerkt, het kantoor leest het later.

Bureaus & zakelijke diensten

Fotografeer het suggestiebord, de posts komen terug

Eén foto van het bord via WhatsApp, een post en een story in concept en klaargezet voor jouw tik.

Horeca, hotels & events

Factuur verstuurd voor je de oprit af bent

Vink de klus af op je telefoon. De factuur vertrekt met een betaallink, en herinneringen volgen na 7, 14 en 30 dagen.

Bouw, installatie & techniek

Facturen op de contractdatum, op tijd opgevolgd

De contractvoorwaarden worden één keer gelezen. Exact Online maakt elke factuur op de dag zelf, herinneringen vertrekken, en je hoort er pas van als iets te laat is.

Bureaus & zakelijke diensten

Een ereloonvoorstel uit zes antwoorden

Zes antwoorden over het project, en het ereloonvoorstel en de overeenkomst komen terug in je eigen sjabloon.

Architecten, ingenieurs & landmeters

Afrekeningen voor eigenaars verstuurd op de eerste

Maandelijkse afrekeningen met elke factuur van een vakman erbij vermeld, plus een korte nota per pand, opgemaakt en verstuurd op de eerste.

Vastgoed, verhuur & syndici

De eerste twee weken van een nieuw lid

Een inschrijving om 22.40 zet een welkom, een intakeformulier, een herinnering en een check-in in week twee in gang, allemaal in jouw woorden.

Beauty, fitness & vrije tijd

Eén adres voor alle documenten van klanten

Klanten sturen bonnetjes en facturen naar één adres. Elk stuk wordt gelezen, gekoppeld en als ontwerp geboekt, zodat jij in één keer goedkeurt.

Boekhouders, accountants & makelaars

Niets gaat naar de pers zonder een gelogde ja

Elke versie van de proef, elk antwoord en elke goedkeuring wordt gelogd op de job, en niets gaat naar de pers zonder.

Ateliers, makers & voeding

Documenten opvragen zonder dat iemand op kantoor het schrijft

Elk ontbrekend document per dossier wordt bijgehouden. Herinneringen gaan op dag 3, 7 en 14 in jouw toon en stoppen zodra het stuk binnen is.

Advocaten, notarissen & juridisch

Elke deadline van elke klant in één overzicht

Btw, jaarafsluiting, neerlegging van de jaarrekening en loondata voor elke klant in één rooster, met herinneringen aan hen en aan jou.

Boekhouders, accountants & makelaars

De cliënt hoort over elke stap voor hij vraagt

Als een dossier een stap verder gaat, krijgt de cliënt een heldere update in jouw stem. Jij keurt goed met één klik.

Advocaten, notarissen & juridisch

Een chatbot die je winkel kent

Maten, verzending, retours en voorraad beantwoord vanuit de pagina's die je al schreef, met de orderstatus opgezocht in Shopify.

Winkels, webshops & groothandel

Een bundel van 200 pagina's in een gedateerde chronologie

Zet de bundel of de mailketen in een map en krijg een chronologie met paginaverwijzingen. Jij leest de pagina's die tellen.

Advocaten, notarissen & juridisch

Bezoeken bevestigd, herinnerd en feedback bezorgd

Staat een bezoek in de agenda, dan worden kandidaat en verkoper bevestigd en herinnerd, en bereikt de feedback de eigenaar dezelfde avond.

Vastgoed, verhuur & syndici

Aanvaarde offertes gaan recht in de planning

Een aanvaarde offerte wordt een job met een deadline, een materiaallijst en een plek in de week, en de klant krijgt een datum.

Ateliers, makers & voeding

Bankafpunting als een lijst om goed te keuren

Niet-afgepunte banklijnen krijgen 's nachts een voorgestelde match, een categorie en een reden, zodat de ochtend goedkeuren is in plaats van zoeken.

Boekhouders, accountants & makelaars

Attesten die de klant zelf herinneren

Ketelonderhoud, keuringsattesten en inspecties komen vanzelf op tijd, met een boekingslink uit je echte agenda.

Bouw, installatie & techniek

De plaats van 18.30 vult zichzelf

Een annulatie om 16.15 gaat naar de wachtlijst in volgorde, één persoon tegelijk, met een korte termijn om ja te zeggen.

Beauty, fitness & vrije tijd

Wie te laat is en wat leeg staat, elke maandag

Eén mail om 7.30 op maandag. Late huurders, ergste eerst, elke leegstand met dagen leeg, en welke er nog niet eens online staan.

Vastgoed, verhuur & syndici

Van webformulier naar geopend dossier voor je gaat zitten

Intakevragen verstuurd, antwoorden samengevat, conflictcheck gedaan en het dossier geopend. Jij leest één pagina en beslist.

Advocaten, notarissen & juridisch

Het aanbestedingsdossier en de vergunning, gelezen voor jou

Vierhonderd pagina's aanbestedingsdossier en vergunningsvoorwaarden, gelezen op data, verplichtingen en hoeveelheden, met de deadlines in je agenda.

Architecten, ingenieurs & landmeters